Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện pháp lý

Việc mua lại xe đạp, xe điện cũ từ cá nhân không kinh doanh (không có hóa đơn đầu vào) và sau đó bán ra là hoạt động kinh doanh hợp pháp, miễn là tuân thủ quy định về chứng từ kế toán và thuế. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp được phép lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn từ cá nhân

Hợp đồng mua bán và bản photo căn cước công dân (CCCD) của người bán có thể dùng làm chứng từ hỗ trợ, nhưng phải đảm bảo tính minh bạch để khấu trừ chi phí đầu vào khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT). Nếu không có chứng từ đầy đủ, cơ quan thuế có thể không chấp nhận khấu trừ, dẫn đến phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi chút, hộ kinh doanh dạy thêm, việc chi trả tiền lương cho giáo viên dạy thêm phải chiết khấu 10% nộp thuế, cuối năm giáo viên đó tự quyết toán thì mình phải xuất hóa đơn điện tử ạ, em không hiểu có anh chị nào biết chỉ giúp em có phức tạp không ạ, vì chỉ là hộ kinh doanh nhỏ ạ.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Hợp đồng mua bán: Lập bằng văn bản, ghi rõ thông tin bên mua, bên bán, mô tả tài sản, ngày giao dịch, chữ ký hai bên. Hợp đồng này dựa trên Bộ luật Dân sự 2015
• Bản photo CCCD của người bán: Kèm xác nhận chữ ký hoặc chứng thực nếu cần, để chứng minh danh tính và tránh tranh chấp.
• Bảng kê thu mua: Sử dụng mẫu, ghi chi tiết hàng hóa, giá trị, thông tin người bán
• Các chứng từ khác: Biên bản bàn giao tài sản, chứng từ vận chuyển nếu có, để bổ sung tính hợp lệ.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Ký hợp đồng mua bán và thu thập hồ sơ

Lập hợp đồng mua bán với người bán cá nhân, ghi nhận đầy đủ thông tin tài sản và giá trị giao dịch. Đồng thời, yêu cầu người bán cung cấp bản photo CCCD và ký xác nhận vào hợp đồng. Quy trình này đảm bảo tính pháp lý theo Bộ luật Dân sự 2015, giúp doanh nghiệp có cơ sở chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi kiểm tra thuế. Thời gian thực hiện nên trong vòng 1-2 ngày sau giao dịch để tránh quên sót.

Bước 2: Lập bảng kê thu mua

Xem thêm: Hộ kinh doanh nhóm 2 có cần lấy hóa đơn đầu vào nhiều không ạ?

Sử dụng mẫu bảng kê để kê khai chi tiết lô hàng mua vào, bao gồm giá trị không VAT. Ký xác nhận của người có trách nhiệm kế toán và lưu trữ kèm hợp đồng, photo CCCD. Bảng kê này thay thế hóa đơn đầu vào, cho phép khấu trừ chi phí TNDN và đầu vào GTGT nếu hàng hóa thuộc diện chịu thuế. Nộp bảng kê kèm báo cáo thuế hàng quý theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 3: Xuất hóa đơn khi bán ra

Khi bán xe đạp/xe điện cũ cho khách hàng, xuất hóa đơn GTGT điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ghi rõ giá bán, thuế suất. Dựa vào bảng kê và hợp đồng mua vào để tính giá vốn, đảm bảo lợi nhuận hợp lý. Lưu ý kiểm tra đăng ký xe theo Luật Giao thông đường bộ 2008 (sửa đổi 2018) để tránh vi phạm khi chuyển nhượng.

Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Việc có chứng từ đầy đủ còn hỗ trợ vay vốn hoặc kiểm toán sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.