Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện trích khấu hao tài sản cố định

Xem thêm: Cho em hỏi cách hạch toán khi mua hàng hóa về nhập kho nhưng chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Em dùng tài khoản 156 và 331 đúng không ạ? Và nếu cuối tháng chưa có hóa đơn thì xử lý thế nào?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 (sửa đổi, bổ sung), chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) được xem là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu TSCĐ đáp ứng các điều kiện cơ bản về quyền sở hữu, sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh và có chứng từ hợp pháp chứng minh giá trị gốc. Cụ thể, chi phí khấu hao TSCĐ phải dựa trên nguyên giá TSCĐ được xác định theo chứng từ mua sắm hoặc hợp đồng chuyển nhượng.

Trong trường hợp mua xe ô tô cũ từ cá nhân không phải là đối tượng kinh doanh chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), việc không có hóa đơn GTGT không làm mất quyền trích khấu hao, miễn là có hợp đồng mua bán được công chứng theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015. Hợp đồng công chứng này được coi là chứng từ hợp pháp để xác định nguyên giá TSCĐ, tương đương giá mua ghi nhận trên hợp đồng, và doanh nghiệp có thể trích khấu hao theo mức lũy kế hoặc đường thẳng.

Hồ sơ cần thiết để ghi nhận và trích khấu hao

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau, theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC

Xem thêm: Dạ, cho em hỏi về chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Công ty em vừa sửa chữa một nhà xưởng với chi phí 300 triệu. Chi phí này được hạch toán vào chi phí sản xuất hay phải tính tăng nguyên giá TSCĐ?

• Hợp đồng mua bán xe ô tô được công chứng tại văn phòng công chứng nhà nước hoặc tổ chức hành nghề công chứng, kèm theo biên bản bàn giao xe và giấy đăng ký xe gốc
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc xe từ cá nhân bán, bao gồm giấy đăng ký xe cũ và chứng minh nhân dân/căn cước công dân của cá nhân bán.
• Biên bản kiểm kê TSCĐ nội bộ doanh nghiệp, ghi nhận nguyên giá xe theo giá trị trên hợp đồng công chứng
• Chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thay cho cá nhân bán nếu giá trị giao dịch từ 10 triệu đồng trở lên (theo Luật Thuế TNCN 2007 sửa đổi, mức thuế 2% trên giá trị hợp đồng), hoặc xác nhận cá nhân tự khai nộp nếu áp dụng.
• Sổ sách kế toán ghi nhận TSCĐ, với nguyên giá bằng giá hợp đồng trừ các khoản thuế phải nộp (nếu có).

Doanh nghiệp cần đăng ký xe ô tô vào danh mục TSCĐ trên hệ thống kế toán và kê khai khấu hao hàng quý/năm trên tờ khai quyết toán thuế TNDN. Nếu nguyên giá TSCĐ không được cơ quan thuế chấp nhận do thiếu chứng từ bổ sung, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí khấu hao, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN với mức phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa chi phí khấu hao, giảm nghĩa vụ thuế TNDN một cách tối ưu và tránh các rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý TSCĐ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.