Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Về việc có cần lập tờ khai 01/TTS khi công ty mượn xe của giám đốc (chủ sở hữu) mà không phát sinh tiền thuê

Theo quy định tại Điều 494 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng mượn tài sản là sự thỏa thuận giữa bên cho mượn và bên mượn, trong đó bên mượn được sử dụng tài sản của bên cho mượn mà không phải trả tiền thuê. Trong trường hợp công ty mượn xe của giám đốc (là chủ sở hữu) để phục vụ hoạt động giao hàng mà không phát sinh tiền thuê, giao dịch này được coi là mượn tài sản không mất phí, không tạo ra thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho bên cho mượn. Do đó, không phát sinh nghĩa vụ kê khai và nộp thuế TNCN từ hoạt động cho thuê tài sản.

Xem thêm: Em có thắc mắc mong được hỗ trợ ạ. Công ty em đã nộp thuế thu nhập cá nhân cho quý 3 và còn 1 khoản nộp thừa. Vậy khoản nộp thừa này có tự động được bù trừ cho quý 4 hay không, nếu không thì mình cần thao tác thế nào trên thuế điện tử/dịch vụ công để thực hiện thủ tục này ạ? Em cảm ơn anh chị ạ.

Tờ khai 01/TTS (theo mẫu tại Phụ lục của Thông tư 111/2013/TT-BTC) chủ yếu áp dụng cho trường hợp phát sinh thu nhập từ tiền thuê tài sản (như xe cộ, nhà cửa). Vì không có khoản tiền thuê thực tế, công ty và cá nhân giám đốc không cần lập tờ khai 01/TTS. Tuy nhiên, để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch mượn xe và hỗ trợ khấu trừ chi phí sau này, công ty nên lập biên bản mượn tài sản hoặc hợp đồng mượn tài sản nội bộ, ghi rõ mục đích sử dụng (giao hàng), thời gian mượn và trách nhiệm chi phí bảo quản (xăng dầu, sửa chữa do công ty chịu). Việc này giúp tránh rủi ro kiểm tra thuế, theo nguyên tắc minh bạch tại Thông tư 111/2013/TT-BTC về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Về phân loại chi phí xăng dầu và sửa chữa xe

Chi phí xăng dầu và sửa chữa xe phát sinh từ việc sử dụng xe để giao hàng được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ để khấu trừ khi tính thuế TNDN, theo Điều 4 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 40/2021/TT-BTC), miễn là có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể, vì xe được sử dụng cho mục đích giao hàng (thuộc hoạt động bán hàng), các chi phí này phải được hạch toán vào tài khoản chi phí bán hàng (TK 641), không phải chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642).

Xem thêm: Dạ cho em hỏi chút ạ, em muốn làm bảng tính giá thành lĩnh vực sản xuất cà phê, trước giờ em làm thương mại thôi ạ, còn sản xuất em làm bảng tính giá thành thì mình tập hợp định mức nguyên vật liệu và đưa tất cả chi phí vào lên bảng excel hay sao ạ. Em cảm ơn cả nhà.

• Chi phí xăng dầu: Được phân bổ trực tiếp vào chi phí bán hàng nếu chứng minh được sử dụng cho giao hàng (qua biên bản phân bổ hoặc nhật ký sử dụng xe). Nếu xe dùng chung cho nhiều mục đích, cần phân bổ tỷ lệ hợp lý dựa trên quãng đường hoặc thời gian sử dụng, theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.
• Chi phí sửa chữa: Tương tự, hạch toán vào chi phí bán hàng nếu sửa chữa phục vụ giao hàng, với chứng từ như hóa đơn VAT và biên bản bàn giao xe sau sửa chữa.

Công ty cần lưu trữ đầy đủ chứng từ (hóa đơn điện tử theo Thông tư 18/2026/TT-BTC) để tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế. Nếu chi phí vượt quá mức quy định (ví dụ, xăng dầu phải có chứng từ rõ ràng, không vượt 10% tổng chi phí nếu không chứng minh được), cơ quan thuế có thể loại trừ phần không hợp lý, dẫn đến truy thu thuế TNDN từ 20% trên phần chi phí bị loại.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí khấu trừ, tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi), đồng thời đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.