Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý theo quy định dân sự

Xem thêm: Cho mình hỏi chút, hộ kinh doanh mà mỗi ngày chỉ ghi tổng tiền bán mà không lưu chi tiết từng đơn thì sau này có bị yêu cầu bổ sung dữ liệu không?

Khoản tiền nhận trước từ khách hàng để giữ hàng thường được coi là tiền đặt cọc hoặc tạm ứng theo hợp đồng mua bán, được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015. Cụ thể, tại Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về đặt cọc: nếu bên đặt cọc (khách hàng) đơn phương từ chối thực hiện hợp đồng mà không có lý do chính đáng, bên nhận đặt cọc (hộ kinh doanh) có quyền thu lợi toàn bộ số tiền đặt cọc làm bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Trong trường hợp khoản tiền này là tạm ứng để giữ hàng (không phải đặt cọc thuần túy), hộ kinh doanh cần xem xét hợp đồng đã ký: nếu khách hủy đơn, hộ kinh doanh có quyền giữ lại một phần hợp lý để bồi thường chi phí phát sinh (như chi phí lưu kho, cơ hội kinh doanh), và hoàn trả phần còn lại cho khách trong thời hạn hợp lý (thường không quá 30 ngày theo nguyên tắc thiện chí tại Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015). Để tránh tranh chấp, hộ kinh doanh nên lập biên bản thỏa thuận hủy hợp đồng với khách, ghi rõ lý do và cách phân bổ khoản tiền, đồng thời lưu trữ chứng từ liên quan như biên nhận nhận tiền trước.

Xử lý về thuế giá trị gia tăng và kế toán

Đối với hộ kinh doanh, khoản tiền nhận trước được ghi nhận là khoản phải thu tạm thời, chưa phải doanh thu chịu thuế GTGT cho đến khi giao hàng thực tế, theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Nếu hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai và đã xuất hóa đơn GTGT cho khoản nhận trước (ví dụ: hóa đơn tạm ứng), khi khách không lấy hàng, cần lập biên bản thu hồi hoặc hủy giao dịch để điều chỉnh giảm doanh thu và thuế đầu ra tương ứng, theo Điều 20 Thông tư 18/2026/TT-BTC. Nếu quyết định giữ toàn bộ hoặc một phần làm bồi thường, khoản đó được coi là thu nhập khác, phải kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi). Hộ kinh doanh nên lưu trữ đầy đủ chứng từ (biên bản hủy, biên nhận hoàn tiền nếu có) để làm cơ sở quyết toán thuế, tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu kê khai sai.

Xem thêm: Mọi người cho mình xin kinh nghiệm với, bán đồ điện tử cũ mỗi món một giá, mua vào cũng không có chứng từ đầy đủ, giờ bị hỏi tồn kho mà không có file theo dõi chi tiết thì xử lý sao cho ổn ạ?

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh tranh chấp dân sự, giảm rủi ro truy thu thuế và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, đảm bảo sổ sách kế toán minh bạch, hỗ trợ quyết toán thuế hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.