Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện sử dụng bảng kê làm căn cứ đầu vào

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, doanh nghiệp có thể lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn hợp pháp (bao gồm trường hợp mua từ cá nhân sản xuất thủ công như thợ làm giày dép) để làm căn cứ khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, miễn là hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và doanh nghiệp thuộc diện kê khai, nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Trong trường hợp của Anh/Chị, việc nhập hàng từ cá nhân (không phải hộ kinh doanh chính thức hoặc không xuất hóa đơn điện tử), chủ yếu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, và không có thông tin căn cước công dân (CCCD), vẫn cho phép lập bảng kê nếu có chứng từ chứng minh giao dịch thực tế. Tuy nhiên, nếu người bán là hộ kinh doanh cá thể nhóm 2, họ bắt buộc phải xuất hóa đơn nếu đăng ký, nên Anh/Chị cần xác minh để tránh rủi ro từ chối khấu trừ khi cơ quan thuế kiểm tra. Việc nhập kho trên phần mềm Misa eShop và xuất hóa đơn bán ra là phù hợp, nhưng bảng kê chỉ được chấp nhận nếu tổng giá trị thu mua không vượt quá 20% tổng chi phí được trừ và có đầy đủ thông tin người bán (ít nhất tên, địa chỉ; khuyến nghị bổ sung CCCD để tăng tính hợp pháp).

Hồ sơ cần chuẩn bị để lập bảng kê

Để bảng kê được công nhận làm căn cứ đầu vào, Anh/Chị cần thu thập và lưu trữ các chứng từ sau, theo yêu cầu tại Thông tư 20/2026/TT-BTC:

Xem thêm: Anh/chị cho mình hỏi, mình dự kiến thuộc nhóm 2. Mình là hộ kinh doanh ăn uống, thành lập ngày 18/11/2025 nhưng chưa hoạt động, đã làm việc với cán bộ thuế và dự kiến đi vào hoạt động từ 01/01/2026. Về hóa đơn điện tử: quý I/2026 nếu doanh thu chưa đạt 1 tỷ thì mình chưa cần xuất hóa đơn, đến tháng 4/2026 khi doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ thì thời điểm đó mới bắt đầu xuất hóa đơn có đúng không ạ. Về nhập xuất tồn: ví dụ mình mua 1kg cà phê pha được 50 ly thì khi bán có xuất kho một lần 1kg hay phải theo dõi và xuất theo từng ly cà phê, vì mình nghe nói phải làm nhập xuất tồn để khi quản lý thị trường kiểm tra. Về bảo hiểm xã hội: mình có phải lên cơ quan BHXH để đóng BHXH từ tháng 01/2026 hay không ạ.

• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (sử dụng Mẫu số 01/TH-MUA theo Thông tư 20/2026/TT-BTC), ghi rõ thông tin người bán (tên, địa chỉ, số điện thoại nếu có), mô tả hàng hóa (giày dép tự sản xuất), số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày giao dịch.
• Chứng từ thanh toán: Biên lai nhận tiền mặt hoặc sao kê chuyển khoản ngân hàng chứng minh nguồn gốc tiền (nếu chuyển khoản, cần ghi chú rõ nội dung mua hàng).
• Hợp đồng mua bán hoặc biên bản giao nhận hàng hóa (nếu có), để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.
• Biên bản kiểm kê hàng hóa nhập kho trên Misa eShop, kèm ảnh hoặc tài liệu chứng minh chất lượng hàng (đặc biệt với giày dép thủ công).
• Thông tin người bán: Dù chưa có CCCD, Anh/Chị nên yêu cầu cung cấp ít nhất giấy tờ tùy thân khác (như CMND cũ) hoặc xác nhận từ chính quyền địa phương để bổ sung, tránh trường hợp cơ quan thuế yêu cầu chứng minh thêm.

Lưu ý, nếu thiếu thông tin người bán, bảng kê vẫn có thể lập nhưng chỉ được khấu trừ 50% GTGT đầu vào theo quy định tại Khoản 3 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC, và có nguy cơ bị phạt hành chính nếu phát hiện gian lận theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quy trình lập và kê khai bảng kê

Việc lập bảng kê cần thực hiện định kỳ (hàng tháng hoặc quý) và kê khai vào tờ khai thuế GTGT, theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ giao dịch

Ngay sau mỗi lần nhập hàng, Anh/Chị cần ghi chép chi tiết giao dịch trên sổ tay hoặc phần mềm Misa eShop, bao gồm ngày tháng, số lượng giày dép, giá trị, và phương thức thanh toán. Kiểm tra xem người bán có phải đối tượng bắt buộc xuất hóa đơn không (nếu là hộ kinh doanh nhóm 2, yêu cầu họ xuất hóa đơn điện tử qua hệ thống của Tổng cục Thuế). Nếu không có, tiến hành lập biên bản giao nhận hàng hóa với chữ ký của cả hai bên để làm cơ sở.

Bước 2: Lập bảng kê thu mua

Sử dụng mẫu 01/TH-MUA trên phần mềm kế toán như Misa, điền đầy đủ thông tin người bán (tên, địa chỉ; bổ sung CCCD nếu có thể thu thập sau), mô tả hàng hóa (ví dụ: "Giày dép thủ công sản xuất theo mẫu"), và tính tổng giá trị. Bảng kê phải được ký xác nhận của người đại diện doanh nghiệp và lưu trữ điện tử hoặc giấy. Thời hạn lập là trước ngày kê khai thuế GTGT của kỳ tính thuế (thường là ngày 20 của tháng sau).

Xem thêm: Hộ kinh doanh nhóm 2 có phải làm bảng chấm công, bảng lương không ạ. Hộ lên kê khai từ tháng 7.2025.

Bước 3: Kê khai và nộp kèm tờ khai thuế

Tích hợp bảng kê vào Phụ lục 01-2/GTGT của Tờ khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT), kê khai giá trị đầu vào không có hóa đơn tại chỉ tiêu tương ứng. Nộp tờ khai qua hệ thống iHTKK hoặc eTax trước hạn (ngày 20 tháng sau hoặc ngày 30 quý sau). Đồng thời, lưu trữ bảng kê ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019 để phục vụ thanh tra.

Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh nếu cần

Sau khi kê khai, nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung thông tin (như CCCD người bán), Anh/Chị cần cung cấp trong vòng 10 ngày theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu phát hiện sai sót, điều chỉnh qua tờ khai bổ sung và nộp phạt chậm.

Tuân thủ các quy định trên giúp Anh/Chị hợp pháp hóa chi phí đầu vào, tránh rủi ro bị loại trừ khấu trừ GTGT và phạt hành chính, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh giày dép diễn ra suôn sẻ. Việc lập bảng kê đúng cách còn hỗ trợ minh bạch hóa sổ sách kế toán, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.