Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện ghi nhận giảm chi phí khi trả hàng bị lỗi

Theo quy định Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (sửa đổi, bổ sung), chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải đáp ứng điều kiện có hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh giao dịch.

Trong trường hợp hộ kinh doanh nhập hàng bị lỗi và trả lại một phần cho nhà cung cấp, việc ghi nhận giảm chi phí chỉ được chấp nhận nếu có chứng từ chứng minh việc trả hàng, như biên bản kiểm kê hàng lỗi, hóa đơn điều chỉnh hoặc biên bản thỏa thuận giữa hai bên.

Nếu chỉ dựa vào thỏa thuận miệng mà không có biên bản trả hàng, cơ quan thuế có thể không công nhận việc giảm chi phí này, dẫn đến rủi ro bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Do đó, hộ kinh doanh cần bổ sung chứng từ để đảm bảo tính hợp pháp, tránh tình trạng chi phí không được trừ theo Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 và Luật số 71/2014/QH13).

Hồ sơ cần thiết để hỗ trợ ghi nhận giảm chi phí

Xem thêm: Tôi đang gặp vấn đề là tiền trong tài khoản nhiều hơn doanh thu kê khai do có thêm tiền cá nhân chuyển vào, vậy khi giải trình có khó không?

Để hợp thức hóa việc trả hàng và ghi nhận giảm chi phí, hộ kinh doanh nên chuẩn bị các chứng từ sau về hóa đơn chứng từ:

• Biên bản kiểm kê và trả hàng bị lỗi, ghi rõ số lượng, lý do lỗi, giá trị trả lại và chữ ký xác nhận của cả hai bên
• Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn hoàn trả từ nhà cung cấp, nêu rõ giá trị giảm trừ so với hóa đơn gốc.
• Chứng từ thanh toán liên quan như biên lai chuyển khoản hoặc giấy xác nhận nợ.
• Sổ sách kế toán nội bộ ghi nhận điều chỉnh giảm giá vốn hàng tồn kho, phù hợp với nguyên tắc kế toán

Nếu thiếu biên bản trả hàng ban đầu do chỉ thỏa thuận miệng, hai bên có thể lập bổ sung biên bản sau với ngày lập muộn hơn, nhưng phải giải trình rõ ràng lý do để tránh bị cơ quan thuế bác bỏ theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Quy trình bổ sung chứng từ và ghi nhận giảm chi phí

Việc bổ sung chứng từ để ghi nhận giảm chi phí có thể thực hiện theo các bước sau, đảm bảo tuân thủ quy trình kê khai thuế TNDN theo Luật Thuế TNDN 2008 (sửa đổi) và các thông tư hướng dẫn:

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận bổ sung

Hộ kinh doanh liên hệ nhà cung cấp để lập biên bản trả hàng bị lỗi, ghi rõ chi tiết giao dịch chữ ký hai bên và ngày lập. Biên bản này phải được lập trong thời hạn kê khai thuế quý/năm để tránh chậm trễ, đồng thời đính kèm giải trình lý do không lập kịp thời

Bước 2: Yêu cầu hóa đơn điều chỉnh từ nhà cung cấp

Xem thêm: Bên em bán hàng trên Shopee, sàn giữ lại phí rồi mới chuyển tiền về, vậy khi kê khai doanh thu thì lấy theo số trước hay sau khi trừ phí ạ?

Gửi yêu cầu chính thức đến nhà cung cấp để họ xuất hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm theo mẫu, nêu rõ giá trị trả lại và gửi kèm biên bản. Hộ kinh doanh lưu trữ hóa đơn này làm cơ sở chứng từ hợp pháp cho việc giảm chi phí.

Bước 3: Ghi nhận kế toán và kê khai thuế

Điều chỉnh sổ sách kế toán bằng cách ghi giảm giá vốn hàng tồn kho và giảm chi phí mua hàng, sau đó kê khai điều chỉnh vào tờ khai thuế TNDN theo mẫu. Nếu phát hiện sau kỳ kê khai, nộp bổ sung theoLuật Quản lý thuế 2019, kèm phạt chậm nộp từ 0,03% mỗi ngày trên số thuế chậm

Bước 4: Lưu trữ và kiểm tra nội bộ

Lưu toàn bộ hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015, và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính nhất quán với báo cáo tài chính, tránh rủi ro kiểm tra thuế sau này.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh được các khoản phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế thiếu (theo Luật Quản lý thuế 2019) và đảm bảo chi phí được trừ đầy đủ, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN.

Đồng thời, xây dựng thói quen lập chứng từ đầy đủ sẽ giảm thiểu tranh chấp với nhà cung cấp và cơ quan thuế trong tương lai. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.