Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện công nhận chi phí được trừ

Theo quy định, các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải đáp ứng điều kiện là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có chứng từ hợp pháp.

Cụ thể, chứng từ hợp pháp bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Đối với hộ kinh doanh, khi quyết toán thuế hoặc kê khai theo phương pháp kê khai (nếu áp dụng), các khoản chi sửa chữa, thay thế linh kiện phải chứng minh được tính hợp lý và có nguồn gốc rõ ràng để được công nhận trừ vào thu nhập chịu thuế.

Xem thêm: Mình đang gặp tình huống tồn kho thực tế thấp hơn sổ sách khá nhiều do thất thoát và kiểm kê không chuẩn từ đầu năm, nếu không điều chỉnh lại mà tiếp tục theo dõi từ hiện tại thì khi cơ quan thuế kiểm tra có bị đánh giá là sai lệch nghiêm trọng không?

Xử lý các khoản chi nhỏ lẻ bằng tiền mặt không có hóa đơn

Các khoản chi nhỏ lẻ bằng tiền mặt cho sửa chữa, thay thế linh kiện tại các tiệm nhỏ không có hóa đơn thường không đáp ứng yêu cầu chứng từ hợp pháp. Nếu cộng dồn cả năm thành số tiền lớn, cơ quan thuế có quyền loại trừ toàn bộ hoặc một phần các khoản này khi kiểm tra quyết toán thuế TNDN , vì thiếu cơ sở chứng minh tính minh bạch và hợp pháp của giao dịch.

Trong trường hợp này, hộ kinh doanh có thể sử dụng các chứng từ thay thế như biên lai thu tiền, phiếu chi nội bộ hoặc hợp đồng dịch vụ nếu giá trị từng khoản dưới 20 triệu đồng (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ), nhưng phải kèm theo tài liệu chứng minh mục đích sử dụng

 Nếu không có bất kỳ chứng từ nào, toàn bộ số tiền cộng dồn có nguy cơ bị loại trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và phải nộp bổ sung thuế TNDN với mức thuế suất 20% (theo Luật Thuế TNDN 2008 sửa đổi, bổ sung).

Hậu quả nếu bị loại trừ chi phí

Xem thêm: Nhờ mọi người tư vấn giúp, hộ kinh doanh của em có thuê nhân viên làm theo ca, trả lương bằng tiền mặt, vậy có cần lập bảng lương và ký nhận đầy đủ không ạ?

Khi cơ quan thuế loại trừ các khoản chi không hợp lệ, hộ kinh doanh sẽ phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, dẫn đến truy thu thuế TNDN kèm theo tiền chậm nộp (0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế 2019) và có thể bị phạt vi phạm hành chính số thuế truy thu, với mức phạt cụ thể tùy theo mức độ vi phạm

Để giảm rủi ro, nên khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử ngay cả với giao dịch nhỏ lẻ, hoặc lập hồ sơ chứng minh nội bộ nếu không thể lấy hóa đơn từ nhà cung cấp.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về chứng từ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, giảm thiểu truy thu thuế và phạt hành chính, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đồng thời, điều này hỗ trợ tối ưu hóa chi phí thuế hợp pháp, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.