Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về hợp đồng lao động và trả lương cho nhân viên làm theo ca tại hộ kinh doanh

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 (Điều 14 và Điều 15), hộ kinh doanh cá thể phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với nhân viên, bao gồm cả trường hợp làm việc theo ca kíp, nếu thời gian làm việc từ một tháng trở lên. Hợp đồng phải nêu rõ mức lương, hình thức trả lương (có thể bằng tiền mặt), thời gian trả lương và các điều khoản liên quan đến giờ làm việc theo ca. Việc trả lương bằng tiền mặt là hợp pháp, nhưng chủ hộ kinh doanh cần đảm bảo thanh toán đúng hạn, ít nhất một lần mỗi tháng (Điều 94 Bộ luật Lao động 2019), và giữ chứng từ để chứng minh giao dịch, tránh tranh chấp sau này.

Xem thêm: Em có một trường hợp khách chuyển khoản trước nhưng ghi sai nội dung, sau đó mới nhắn lại xác nhận mua hàng, vậy phần này có cần lưu thêm bằng chứng gì không ạ?

Nghĩa vụ lập bảng lương và ký nhận

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải lập bảng lương chi tiết như doanh nghiệp lớn theo quy định kế toán (Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh), nhưng cần có hồ sơ chứng minh việc trả lương để phục vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và bảo hiểm xã hội (BHXH). Cụ thể:

• Phải lập biên bản hoặc phiếu chi lương đơn giản, ghi rõ họ tên nhân viên, mức lương, số tiền thực trả, ngày trả và chữ ký của cả hai bên (nhân viên và chủ hộ).
• Nếu không ký nhận đầy đủ, có thể dẫn đến rủi ro khi kiểm tra thuế hoặc BHXH, chẳng hạn bị phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Điều 2 và Điều 138), nếu nhân viên làm việc từ một tháng trở lên, hộ kinh doanh phải đóng BHXH bắt buộc cho họ, và hồ sơ lương là cơ sở để tính mức đóng (tỷ lệ 21,5% do người sử dụng lao động chi trả). Việc thiếu chứng từ ký nhận có thể làm gián đoạn quyền lợi BHXH của nhân viên và tăng chi phí khắc phục cho chủ hộ.

Xem thêm: Mình có nhập hàng từ nhiều nguồn khác nhau, có nơi có hóa đơn, có nơi không, vậy khi cơ quan thuế kiểm tra thì phần không có hóa đơn sẽ bị xử lý thế nào?

Để đảm bảo tuân thủ, hộ kinh doanh nên chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Hợp đồng lao động đã ký (bản gốc lưu trữ ít nhất 5 năm theo Bộ luật Lao động 2019).
• Phiếu chi lương hoặc biên nhận trả lương (mẫu tự lập, ghi rõ thông tin như trên).
• Bảng kê lương hàng tháng (nếu có nhiều nhân viên, để tổng hợp chi phí khấu trừ thuế TNCN theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 sửa đổi, bổ sung).
• Sao kê ngân hàng nếu chuyển khoản (dù trả tiền mặt, vẫn khuyến nghị ghi chép song song để đối chiếu).

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và dễ dàng kê khai thuế, BHXH. Đồng thời, giảm thiểu rủi ro tranh chấp lao động, góp phần hoạt động kinh doanh ổn định lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.