Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, tất cả tổ chức, cá nhân kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt mức doanh thu. Trước đây, ngưỡng doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm chỉ áp dụng cho một số trường hợp chuyển tiếp, nhưng từ ngày 01/7/2022, việc sử dụng HĐĐT là bắt buộc 100% để đảm bảo tính minh bạch, giảm thủ tục hành chính và tích hợp dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Yêu cầu về hóa đơn điện tử không cần in ấn và thao tác trên điện thoại

Xem thêm: Nhà cung cấp hàng không xuất hóa đơn cho mình thì làm sao mình xuất hóa đơn cho khách cả nhà ơi?!?! Họ độc quyền cả làng, mình vùng sâu vùng xa phải chấp nhận nhập của họ. Thuế ơi làm sao mới đúng?!?

HĐĐT được định nghĩa là hóa đơn được tạo lập, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, không yêu cầu in ấn bắt buộc trừ trường hợp đặc biệt (như xuất khẩu hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước). Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo HĐĐT có mã của cơ quan thuế (nếu thuộc diện bắt buộc có mã) và có thể truyền dữ liệu trực tiếp đến Tổng cục Thuế qua hệ thống điện tử. Đối với nhu cầu thao tác trên điện thoại, phần mềm phải hỗ trợ ứng dụng di động (app) để tạo lập, ký số, gửi và tra cứu HĐĐT mà không cần máy tính, giúp linh hoạt cho doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân kinh doanh.

Gợi ý phần mềm tối ưu hiện nay

Dựa trên các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận và đánh giá từ thực tiễn, phần mềm tối ưu nhất cho nhu cầu chỉ sử dụng HĐĐT trên điện thoại (không in ấn) là MISA meInvoice hoặc EasyInvoice (VNPT), vì chúng có giao diện thân thiện, hỗ trợ đầy đủ trên nền tảng di động (iOS và Android). Những phần mềm này cho phép tạo HĐĐT chỉ trong vài thao tác, ký số điện tử qua USB Token hoặc chữ ký số trên app, và tích hợp tự động với hệ thống thuế mà không cần in.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi. Nhà em làm dịch vụ sửa chữa điện thoại, thay pin, dán cường lực thì thuế là 7% hay 4,5% ạ nhà em có kèm bán lẻ thì khi thay pin cho khách có cần tách riêng thuế bán lẻ pin 1,5% và thuế dịch vụ sửa chữa pin không ạ.

• MISA meInvoice: Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, hỗ trợ xuất HĐĐT ngay trên điện thoại với tính năng quét mã QR để gửi cho khách hàng. Phần mềm này tuân thủ đầy đủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cho phép quản lý kho, công nợ và báo cáo thuế di động.
• EasyInvoice (VNPT): Tối ưu cho người dùng mới, miễn phí cơ bản, với app di động cho phép tạo hóa đơn, theo dõi thanh toán và đồng bộ dữ liệu thời gian thực. Nó đặc biệt tiện lợi vì tích hợp SMS/Email gửi HĐĐT trực tiếp từ điện thoại.

Để triển khai, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn), sau đó chọn nhà cung cấp phần mềm và tích hợp chữ ký số. Việc chọn phần mềm di động giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn (khoảng 20-30% so với hóa đơn giấy) và tránh phạt chậm trễ.

Việc tuân thủ sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm rủi ro pháp lý và dễ dàng tích hợp với hệ thống kế toán. Đồng thời, nó hỗ trợ chuyển đổi số, giúp theo dõi doanh thu realtime mà không cần giấy tờ vật lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.