Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân biệt phiếu giao hàng và hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Theo Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn năm 2026:

• Phiếu giao hàng (hoặc Phiếu xuất kho): Là chứng từ chứng minh việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa thực tế. Đây là căn cứ để hộ kinh doanh ghi nhận số lượng và giá trị hàng nhập kho.
• Hóa đơn điện tử (VAT): Là chứng từ gốc dùng để kê khai thuế GTGT đầu vào và tính chi phí hợp lý khi xác định thuế TNCN/TNDN. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải khớp hoàn toàn với thực tế giao hàng.

Phiếu giao hàng thường là tài liệu nội bộ hoặc biên bản xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa bên bán và bên mua, ghi nhận tổng giá trị giao dịch (có thể đã bao gồm hoặc chưa bao gồm thuế VAT tùy theo thỏa thuận hợp đồng). Ngược lại, hóa đơn VAT là chứng từ chính thức do nhà phân phối xuất lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phải ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất VAT (thường 10% đối với hàng hóa thông thường), số tiền thuế GTGT và tổng giá thanh toán (đã bao gồm VAT). Sự khác biệt giữa tổng giá trị 1.8 triệu đồng trên phiếu giao hàng và 1.2 triệu đồng trên hóa đơn VAT có thể xuất phát từ việc phiếu giao hàng ghi giá đã bao gồm VAT, trong khi hóa đơn tách riêng giá trị chưa VAT và phần thuế.

Xem thêm: Dạ cho em hỏi hộ kinh doanh bán tạp hóa nhưng xuất kho hàng tặng khách và sử dụng thì xuất hóa đơn giá vốn trên mặt hàng đó nhưng vậy thì nó ghi nhận doanh thu thì mình phải nộp thuế 1,5% nữa hả mọi người??

Các nguyên nhân có thể dẫn đến sự chênh lệch giá trị

Sự không khớp giữa hai tài liệu này thường do một số lý do sau, dựa trên quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Giá trị ghi nhận khác nhau về thuế VAT: Nếu phiếu giao hàng ghi tổng 1.8 triệu đồng là giá đã bao gồm VAT (ví dụ: giá chưa VAT 1.636.363 đồng + VAT 163.637 đồng = 1.800.000 đồng), nhưng hóa đơn VAT chỉ ghi tổng thanh toán 1.2 triệu đồng (có thể là giá chưa VAT hoặc lỗi tính toán), thì cần kiểm tra lại công thức tính: Tổng thanh toán = Giá chưa VAT + (Giá chưa VAT × Thuế suất VAT). Với thuế suất 10%, tổng 1.2 triệu đồng tương ứng giá chưa VAT khoảng 1.090.909 đồng, dẫn đến chênh lệch lớn so với 1.8 triệu đồng.
• Lỗi lập hóa đơn hoặc điều chỉnh giá: Nhà phân phối có thể đã xuất hóa đơn sai số lượng, đơn giá hoặc áp dụng sai thuế suất (ví dụ: áp dụng 0% VAT cho hàng xuất khẩu thay vì 10%), hoặc hóa đơn được điều chỉnh sau khi giao hàng do thay đổi hợp đồng. Theo Luật Kế toán 2015, mọi sai sót phải được phát hiện và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính.
• Thỏa thuận hợp đồng không rõ ràng: Nếu hợp đồng mua bán quy định giá CIF (bao gồm chi phí vận chuyển) trên phiếu giao hàng nhưng hóa đơn chỉ ghi giá FOB (chưa bao gồm vận chuyển), giá trị sẽ khác nhau.

Để giải quyết, Anh/Chị cần thực hiện các bước sau theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Bước 1: Kiểm tra và đối chiếu tài liệu

So sánh chi tiết phiếu giao hàng với hóa đơn VAT về số lượng hàng, đơn giá, thuế suất và tổng giá trị. Yêu cầu nhà phân phối cung cấp giải trình bằng văn bản nếu phát hiện sai sót, đồng thời lưu trữ làm cơ sở hạch toán theo Luật Kế toán 2015. Việc này giúp tránh rủi ro khi kê khai thuế, vì hóa đơn sai có thể không được khấu trừ thuế đầu vào.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi!! Em xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh nhưng bị gửi mail cảnh báo!! Em có hỏi cán bộ thuế khu vực em thì ảnh bảo là nhập tồn kho vô phần mềm là hết!! Nhưng em nhập rồi vẫn bị cảnh báo!! Nhờ mọi người chỉ giúp cách giải quyết!!! Cảm ơn mọi người.

Bước 2: Yêu cầu điều chỉnh hóa đơn

Gửi thông báo chính thức đến nhà phân phối yêu cầu lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ lý do chênh lệch và số tiền điều chỉnh (ví dụ: tăng từ 1.2 triệu đồng lên 1.8 triệu đồng). Thời hạn điều chỉnh là trước khi kê khai thuế quý, nếu quá hạn có thể bị phạt vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Điều 28).

Bước 3: Hạch toán và kê khai thuế

Ghi nhận hóa đơn điều chỉnh vào sổ sách kế toán, khấu trừ thuế VAT đầu vào hợp lệ (tối đa 10% giá trị hàng hóa). Nếu nhà phân phối không hợp tác, Anh/Chị có thể khiếu nại đến cơ quan thuế địa phương để xác minh, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc trung thực trong Luật Kế toán 2015.

Việc tuân thủ đúng quy định về hóa đơn và kế toán giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính do sai sót chứng từ, đồng thời đảm bảo dòng tiền và lợi ích khấu trừ thuế được tối ưu. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.