Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định về số định danh cá nhân và mã số thuế đối với người lao động nước ngoài
Theo Luật Quản lý thuế 2019, cá nhân cư trú và không cư trú tại Việt Nam đều phải đăng ký mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế. Số định danh cá nhân (STN) được sử dụng làm mã số thuế cho công dân Việt Nam theo quy định
Tuy nhiên, đối với người lao động nước ngoài và người phụ thuộc của họ, nếu không đủ điều kiện cấp STN, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế riêng dựa trên thông tin nhận dạng như số hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương. Điều này đảm bảo việc kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) vẫn được thực hiện đầy đủ, tránh tình trạng thiếu thông tin định danh.
Cách kê khai quyết toán thuế TNCN cho người lao động nước ngoài không có STN
Khi quyết toán thuế TNCN năm 2025 tổ chức chi trả thu nhập (công ty) sử dụng mẫu tờ khai 05/QTT-TNCN. Đối với người lao động nước ngoài không có STN, không kê khai mã số thuế bằng STN mà sử dụng thông tin nhận dạng thay thế tại các ô tương ứng trên tờ khai:
- Số hộ chiếu (hoặc số giấy tờ tùy thân hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp).
- Họ tên đầy đủ bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt (nếu có).
- Quốc tịch và địa chỉ cư trú tại Việt Nam.
Nếu người lao động nước ngoài chưa được cấp mã số thuế, công ty phải đăng ký cấp mã số thuế tạm thời trước khi quyết toán. Việc kê khai này giúp cơ quan thuế theo dõi và xác minh thu nhập, đảm bảo tính chính xác và tránh phạt chậm nộp, theo Luật Quản lý thuế 2019.
Kê khai người phụ thuộc của người lao động nước ngoài
Người phụ thuộc (như vợ/chồng, con cái) của người lao động nước ngoài cũng không có STN nếu không cư trú lâu dài tại Việt Nam, sử dụng:
- Họ tên đầy đủ.
- Ngày sinh.
- Mối quan hệ với người nộp thuế.
- Số hộ chiếu hoặc giấy tờ nhận dạng (nếu có).
Nếu người phụ thuộc không có giấy tờ nhận dạng Việt Nam, công ty chỉ cần kê khai thông tin cơ bản dựa trên giấy tờ do người lao động nước ngoài cung cấp. Việc này cho phép giảm trừ gia cảnh, nhưng phải chứng minh bằng tài liệu hợp lệ khi cơ quan thuế yêu cầu.
Quy trình kê khai và quyết toán thuế TNCN
Bước 1: Thu thập thông tin và đăng ký mã số thuế
Công ty thu thập từ người lao động nước ngoài các giấy tờ như hợp đồng lao động, hộ chiếu, visa, và thông tin người phụ thuộc. Nếu chưa có mã số thuế, nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm:
- Tờ khai đăng ký mã số thuế.
- Bản sao hộ chiếu và giấy tờ cư trú.
Thời hạn đăng ký trong vòng 10 ngày kể từ khi phát sinh nghĩa vụ thuế, giúp tránh phạt hành chính (Luật Quản lý thuế 2019).
Bước 2: Tính toán và khấu trừ thuế tạm thời
Suốt năm 2024, công ty khấu trừ thuế TNCN tại nguồn theo biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc thuế suất cố định cho thu nhập không cư trú. Ghi nhận thông tin nhận dạng thay STN trong hệ thống kế toán nội bộ để chuẩn bị quyết toán.
Bước 3: Lập và nộp tờ khai quyết toán
Sử dụng phần mềm HTKK hoặc iHTKK để lập tờ khai 05/QTT-TNCN, điền thông tin nhận dạng tại các trường dành cho cá nhân không có STN. Nộp trực tuyến qua hệ thống eTax trước ngày 31/3/2025. Nếu có hoàn thuế hoặc nộp thừa, kèm theo yêu cầu điều chỉnh.
Bước 4: Xử lý sau quyết toán
Cơ quan thuế sẽ xác nhận và có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ trong 10 ngày. Công ty lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019, đảm bảo tuân thủ kiểm tra sau này.
Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế cho người lao động nước ngoài và đảm bảo quyền lợi giảm trừ cho người phụ thuộc. Đồng thời, nâng cao uy tín trong quản lý nhân sự quốc tế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận