Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời hạn để ghi giảm công nợ phải trả nhà cung cấp

Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, thời hiệu khởi kiện dân sự chung là 3 năm, kể từ ngày quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm. Đối với khoản phải trả nhà cung cấp, nếu không có liên hệ hoặc đòi nợ từ nhà cung cấp trong thời hạn 3 năm kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ trả nợ, doanh nghiệp có thể coi khoản nợ này hết thời hiệu và tiến hành ghi giảm.

Điều kiện để ghi giảm công nợ

Để ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau

• Khoản nợ đã hết thời hiệu theo Bộ luật Dân sự 2015 (ít nhất 3 năm không có giao dịch hoặc liên hệ).
• Không có tranh chấp pháp lý đang diễn ra hoặc dấu hiệu nhà cung cấp vẫn tồn tại và có thể đòi nợ.
• Doanh nghiệp đã thực hiện các biện pháp tìm kiếm nhà cung cấp hợp lý, như gửi thông báo hoặc kiểm tra địa chỉ, nhưng không thành công.
• Việc ghi giảm phải được phê duyệt bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và ghi nhận đầy đủ vào sổ sách kế toán.

Quy trình ghi giảm công nợ

Xem thêm: Cho hỏi nếu hộ kinh doanh vay tiền người thân để nhập hàng, không có hợp đồng rõ ràng, sau này giải trình với cơ quan thuế có vấn đề gì không?

Bước 1: Xác định và kiểm tra khoản nợ

Doanh nghiệp rà soát toàn bộ danh sách khoản phải trả nhà cung cấp trên sổ sách kế toán, xác định những khoản đã quá 3 năm không có biến động. Kiểm tra lịch sử giao dịch, hợp đồng và nỗ lực liên hệ để chứng minh không thể thực hiện nghĩa vụ. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và tránh ghi giảm sai sót, đồng thời chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho các bước sau.

Bước 2: Lập hồ sơ chứng minh hết thời hiệu

Chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Biên bản họp nội bộ xác nhận khoản nợ hết thời hiệu theo Bộ luật Dân sự 2015.
• Chứng từ liên quan đến khoản nợ gốc (hóa đơn, hợp đồng).
• Bằng chứng nỗ lực liên hệ thất bại (thư từ, biên bản kiểm tra).
• Quyết định phê duyệt ghi giảm từ Ban Giám đốc.

Hồ sơ này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Bước 3: Ghi nhận kế toán và kê khai thuế

Xem thêm: Dạ cho em hỏi trường hợp mua máy móc phục vụ kinh doanh mà không có hóa đơn thì có được tính chi phí không ạ?

Điều chỉnh sổ sách bằng chứng từ kế toán. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 , khoản thu nhập từ xóa nợ phải trả sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần kê khai bổ sung vào tờ khai thuế TNDN quý/năm tương ứng và nộp cho cơ quan thuế địa phương.

Tác động thuế và rủi ro nếu không tuân thủ

Khi ghi giảm công nợ, khoản tiền xóa nợ sẽ được coi là thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, dẫn đến nghĩa vụ nộp thuế bổ sung. Nếu không ghi giảm kịp thời, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế. Ngoài ra, việc chậm trễ có thể làm méo mó báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến tín dụng và kiểm toán.

Việc tuân thủ thời hạn và quy trình ghi giảm công nợ giúp doanh nghiệp làm sạch bảng cân đối kế toán, giảm rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế. Đồng thời, điều này đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, tránh các khoản phạt không đáng có từ cơ quan nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.