Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ kế toán và kê khai thuế đối với hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể như trường hợp bán đồ ăn sáng phải tuân thủ các quy định về ghi chép kế toán và kê khai thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai, tùy thuộc vào quy mô doanh thu. Cụ thể, theo Luật Quản lý thuế 2019, hộ kinh doanh có trách nhiệm ghi chép doanh thu, chi phí và các giao dịch liên quan để làm cơ sở kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Việc lập sổ sách kế toán đơn giản, bao gồm sổ theo dõi doanh thu hàng ngày và chứng từ giao dịch. Thông tư 18/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể mức thuế khoán dựa trên doanh thu ước tính, với mức thuế GTGT và TNCN tùy ngành nghề.

Việc sử dụng chuyển khoản ngân hàng là phổ biến và được khuyến khích, nhưng phải đảm bảo ghi nhận đầy đủ để tránh nghi vấn về nguồn gốc thu nhập.

Rủi ro khi không tách biệt tiền bán hàng và tiền cá nhân

Việc không tách riêng tài khoản ngân hàng cho hoạt động kinh doanh có thể dẫn đến khó khăn trong việc phân biệt nguồn tiền, đặc biệt khi cơ quan thuế kiểm tra. Theo Luật Quản lý thuế 2019, cơ quan thuế có quyền kiểm tra tài khoản ngân hàng của cá nhân nếu phát hiện dấu hiệu trốn thuế hoặc kê khai không chính xác.

Nếu doanh thu từ chuyển khoản lẫn lộn với chi tiêu cá nhân, có nguy cơ bị coi là thu nhập không kê khai, dẫn đến truy thu thuế kèm phạt hành chính, với mức phạt cụ thể tùy mức độ vi phạm.

Xem thêm: Em đang gặp khó ở chỗ này. Hộ kinh doanh của em nộp thuế khoán nhưng năm nay có thêm bán trên Shopee. Em chưa thông báo với thuế. Nếu để đến lúc thuế tự phát hiện thì mức xử lý có nặng hơn so với việc chủ động báo không ạ?

Hơn nữa, Thông tư 18/2026/TT-BTC yêu cầu hộ kinh doanh phải chứng minh doanh thu thực tế qua chứng từ, nên việc lẫn lộn có thể làm tăng gánh nặng chứng minh và rủi ro bị ấn định thuế cao hơn.

Khi cơ quan thuế kiểm tra tài khoản cá nhân, hộ kinh doanh cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của từng giao dịch, dựa trên nguyên tắc minh bạch theo Luật Quản lý thuế 2019.

Quy trình giải trình thường được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thu thập và sắp xếp chứng từ liên quan

Hộ kinh doanh cần tổng hợp tất cả chứng từ gốc như sao kê ngân hàng, biên lai chuyển khoản từ khách hàng, hóa đơn bán hàng (nếu có) và sổ ghi chép doanh thu hàng ngày. Mỗi khoản chuyển khoản phải được đối chiếu với thời gian bán hàng, số lượng khách và giá trị giao dịch cụ thể.

Lưu giữ ít nhất 10 năm để làm cơ sở giải trình, giúp phân biệt rõ khoản tiền kinh doanh với chi tiêu cá nhân. Việc này tránh được tình trạng bị quy chụp toàn bộ số dư là doanh thu chưa kê khai.

Bước 2: Lập báo cáo giải trình chi tiết

Xem thêm: Tình hình của em hiện tại là thế này. Em bán quần áo online, có rất nhiều chương trình freeship, giảm giá sâu để xả hàng. Doanh thu nhìn trên sàn rất cao nhưng thực tế tiền nhận về thấp vì bị trừ phí đủ thứ. Khi kê khai thuế thì cơ quan thuế có chấp nhận số tiền thực nhận hay họ vẫn căn cứ vào doanh thu trước khi trừ phí ạ?

Dựa trên chứng từ, lập bảng kê chi tiết từng khoản chuyển khoản, bao gồm ngày giao dịch, số tiền, nguồn gốc (tên khách hàng nếu có), và liên hệ với doanh thu kinh doanh. Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định báo cáo phải thể hiện rõ doanh thu thực tế so với kê khai thuế. Báo cáo nên được ký xác nhận bởi chủ hộ kinh doanh và nộp kèm theo biên bản kiểm tra của cơ quan thuế. Nếu không có chứng từ đầy đủ, có thể bổ sung lời khai từ khách hàng hoặc dữ liệu từ ứng dụng bán hàng để hỗ trợ.

Bước 3: Nộp và theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế

Sau khi lập báo cáo, nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời hạn quy định (Luật Quản lý thuế 2019). Cơ quan thuế sẽ đánh giá và có thể yêu cầu bổ sung nếu cần.

Nếu giải trình hợp lý, khoản tiền cá nhân sẽ được loại trừ khỏi cơ sở tính thuế; ngược lại, có thể bị truy thu với mức phạt từ 20% số thuế chậm nộp. Để giảm rủi ro, khuyến nghị mở tài khoản riêng cho kinh doanh ngay từ bây giờ và sử dụng phần mềm kế toán đơn giản để tự động phân loại giao dịch.

Khuyến nghị thực tiễn

Để tránh rắc rối, hộ kinh doanh nên mở tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh và ghi chép doanh thu hàng ngày một cách nhất quán, đồng thời kê khai thuế đúng hạn theo quý hoặc năm. Việc này không chỉ giúp dễ dàng giải trình mà còn giảm thiểu rủi ro phạt và tối ưu hóa chi phí thuế theo quy định.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định thuế giúp hộ kinh doanh tránh được các khoản phạt không đáng có, duy trì uy tín và tập trung phát triển kinh doanh bền vững. Đồng thời, nó đảm bảo quyền lợi hợp pháp khi đối mặt với kiểm tra. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.