Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về thay đổi người đại diện pháp luật của hộ kinh doanh

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, hộ kinh doanh là hình thức kinh doanh của cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình, với người đại diện theo pháp luật là chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Khi thay đổi người đại diện, hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi (Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Việc này đảm bảo thông tin đăng ký kinh doanh được cập nhật chính xác, bao gồm họ tên, địa chỉ, số CMND/CCCD của người đại diện mới.

Nghĩa vụ cập nhật thông tin với cơ quan thuế

Luật Quản lý thuế 2019  quy định hộ kinh doanh phải thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế, bao gồm thông tin người đại diện pháp luật, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Thông báo này được thực hiện qua hình thức trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nếu thay đổi đã đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế sẽ nhận thông tin tự động qua hệ thống liên thông dữ liệu quốc gia về đăng ký kinh doanh (theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm xác nhận và bổ sung nếu cần để tránh sai sót.

Xem thêm: Cho hỏi nếu hộ kinh doanh vay tiền người thân để nhập hàng, không có hợp đồng rõ ràng, sau này giải trình với cơ quan thuế có vấn đề gì không?

Ảnh hưởng đến việc kê khai thuế trong thời gian chưa cập nhật

Việc kê khai thuế trong giai đoạn chưa cập nhật thông tin người đại diện với cơ quan thuế không bị gián đoạn hoàn toàn, vì hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện nghĩa vụ kê khai định kỳ theo Luật Quản lý thuế 2019. Người đại diện mới có thể ký và nộp tờ khai thay cho hộ, miễn là có ủy quyền hợp pháp từ chủ hộ cũ.

Tuy nhiên, nếu cơ quan thuế phát hiện thông tin kê khai không khớp với dữ liệu đăng ký kinh doanh, họ có quyền yêu cầu bổ sung chứng từ xác minh, dẫn đến chậm trễ xử lý hoàn thuế hoặc khấu trừ. Trong trường hợp kê khai sai do thông tin chưa đồng bộ, hộ kinh doanh có thể bị coi là vi phạm về tính chính xác của hồ sơ thuế, ảnh hưởng đến uy tín và khả năng kiểm tra sau này.

Hậu quả pháp lý nếu chậm cập nhật

hành vi không thông báo hoặc thông báo chậm thay đổi thông tin đăng ký thuế sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Ngoài ra, nếu dẫn đến kê khai sai sót gây thiếu thuế, có thể bị truy thu và phạt thêm từ 20% đến 100% số tiền thuế chậm nộp ( Luật Quản lý thuế 2019). Để tránh rủi ro, nên cập nhật ngay sau khi thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Nếu chưa cập nhật, hộ kinh doanh cần thực hiện thủ tục bổ sung theo quy trình sau để đảm bảo kê khai thuế suôn sẻ.

Xem thêm: Mình có nhập hàng từ nhiều nguồn khác nhau, có nơi có hóa đơn, có nơi không, vậy khi cơ quan thuế kiểm tra thì phần không có hóa đơn sẽ bị xử lý thế nào?

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế theo mẫu
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đã cập nhật thay đổi người đại diện.
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện mới.
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp không phải đại diện trực tiếp).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi hộ kinh doanh đăng ký hoặc qua Cổng thông tin điện tử (etax.gdt.gov.vn). Thời hạn xử lý là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ (Luật Quản lý thuế 2019).

Bước 3: Nhận kết quả và theo dõi

Cơ quan thuế sẽ cấp giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký thuế. Sau đó, sử dụng thông tin mới để kê khai thuế tiếp theo, và kiểm tra mã số thuế trên hệ thống để đảm bảo đồng bộ.

Việc tuân thủ kịp thời các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, đảm bảo kê khai thuế chính xác và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.