Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu theo quy định pháp luật về theo dõi công nợ nội bộ

Theo Luật Kế toán 2015 nguyên tắc kế toán yêu cầu thông tin kế toán phải trung thực, khách quan và có tính so sánh, nhằm phản ánh đúng thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với công nợ nội bộ phát sinh từ tạm ứng vật tư giữa các phòng ban, doanh nghiệp bắt buộc phải theo dõi chi tiết để đảm bảo tính chính xác trong phân bổ chi phí, đặc biệt khi liên quan đến tính giá thành sản phẩm.

Việc phân loại chi phí theo trung tâm chi phí (bộ phận) để tính toán giá thành chính xác, giúp báo cáo tài chính tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).

Lợi ích của việc theo dõi chi tiết theo từng bộ phận

Xem thêm: Em đang làm cho hộ kinh doanh ăn uống, nguyên liệu mua ngoài chợ rất nhiều, không có chứng từ, trong khi doanh thu lại tương đối cao và có xuất hóa đơn, nên em đang lo là khi quyết toán thì toàn bộ chi phí này có thể bị loại, dẫn đến lợi nhuận tăng lên bất thường, vậy trong thực tế mọi người thường xử lý như thế nào để vừa đúng quy định vừa giảm rủi ro ạ?

Việc theo dõi chi tiết công nợ nội bộ theo từng bộ phận không chỉ giúp phân bổ đúng chi phí tạm ứng vật tư vào giá thành sản phẩm mà còn hỗ trợ kiểm soát nội bộ hiệu quả, phát hiện kịp thời các khoản tạm ứng tồn đọng hoặc sai sót. Nếu không theo dõi chi tiết, doanh nghiệp có nguy cơ tính giá thành sai lệch, dẫn đến quyết định kinh doanh thiếu cơ sở và có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi ghi chép kế toán không đầy đủ hoặc không chính xác. Hơn nữa, theo dõi theo bộ phận còn hỗ trợ lập báo cáo quản trị nội bộ, tối ưu hóa nguồn lực và tuân thủ nguyên tắc phân bổ chi phí gián tiếp, đảm bảo giá thành phản ánh đúng đóng góp của từng phòng ban.

Bước 1: Thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết

Doanh nghiệp cần mở các tài khoản con trong TK 138 và TK 152 theo từng bộ phận. Việc này giúp ghi nhận riêng biệt các khoản tạm ứng vật tư, đảm bảo dữ liệu kế toán có thể truy vết theo bộ phận mà không ảnh hưởng đến tổng hợp chung. Theo Luật Kế toán 2015, hệ thống này phải được phê duyệt trong chính sách kế toán nội bộ của doanh nghiệp.

Xem thêm: Mình có nhập hàng từ nhiều nguồn khác nhau, có nơi có hóa đơn, có nơi không, vậy khi cơ quan thuế kiểm tra thì phần không có hóa đơn sẽ bị xử lý thế nào?

Bước 2: Ghi nhận và theo dõi giao dịch hàng ngày

Mỗi khi phát sinh tạm ứng vật tư giữa các phòng ban, kế toán viên phải lập chứng từ nội bộ ghi rõ bộ phận liên quan, số lượng vật tư, giá trị và mục đích sử dụng. Sử dụng phần mềm kế toán để tự động phân loại theo bộ phận, đồng thời đối chiếu định kỳ hàng tháng để điều chỉnh công nợ.

Bước 3: Phân bổ chi phí và tính giá thành

Cuối kỳ, dựa trên dữ liệu theo dõi, phân bổ chi phí tạm ứng vật tư vào giá thành sản phẩm theo tỷ lệ sử dụng của từng bộ phận. Kết quả được tổng hợp vào báo cáo giá thành, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Nếu phát hiện sai sót, điều chỉnh ngay qua bút toán bổ sung để tránh ảnh hưởng đến báo cáo tài chính năm.

Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính, giảm rủi ro kiểm toán và hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.