Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện khấu trừ chi phí thuê căn hộ cho nhân viên

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 và Luật số 71/2014/QH13), chi phí thuê căn hộ phục vụ chỗ ở cho nhân viên được coi là chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện

Về ngưỡng 500 triệu đồng/năm theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi dự kiến áp dụng từ năm 2025 (dựa trên dự thảo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2024), doanh nghiệp có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm sẽ được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng chi phí thuê nhà vẫn cần được ghi nhận đầy đủ để tính toán lợi nhuận kinh doanh chính xác, tránh rủi ro kiểm tra sau này.

Nếu doanh thu vượt ngưỡng, chi phí này sẽ được khấu trừ trực tiếp vào thu nhập chịu thuế, giúp giảm nghĩa vụ thuế.

Xem thêm: Anh chị ơi, mã chương của doanh nghiệp đầu tư trực tiếp nước ngoài để nộp thuế là bao nhiêu thế ạ, vốn 60% nước ngoài.

Hồ sơ chứng từ cần thiết

• Hợp đồng thuê căn hộ giữa doanh nghiệp và chủ nhà/công ty cho thuê, nêu rõ mục đích sử dụng cho nhân viên, thời hạn thuê, mức tiền thuê 10 triệu đồng/tháng và các điều khoản thanh toán.
• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp từ bên cho thuê
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, ưu tiên chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản doanh nghiệp, kèm sao kê ngân hàng để chứng minh nguồn gốc chi phí.
• Danh sách nhân viên được bố trí ở căn hộ, kèm hợp đồng lao động quy định về chính sách nhà ở.
• Biên bản bàn giao căn hộ và các giấy tờ liên quan đến địa điểm thuê tại Bình Dương

Quy trình thực hiện và lưu trữ hồ sơ

Việc ký hợp đồng, thanh toán và lưu trữ chứng từ là quy trình bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp, theo hướng dẫn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và quản lý chứng từ kế toán.

Bước 1: Ký kết hợp đồng thuê

Doanh nghiệp soạn thảo và ký hợp đồng thuê căn hộ với bên cho thuê, đảm bảo hợp đồng ghi rõ mục đích sử dụng cho nhân viên, mức phí 10 triệu đồng/tháng và thời hạn. Hợp đồng phải được công chứng nếu giá trị lớn hoặc theo yêu cầu địa phương tại Bình Dương, đồng thời cập nhật vào danh sách tài sản thuê của công ty để theo dõi nội bộ.

Xem thêm: Thời gian trên tờ rời chốt sổ khác với thời gian đóng bảo hiểm xã hội, các anh chị cho em hỏi với ạ: Em kết thúc hợp đồng với công ty cũ vào ngày 30/9/2025, công ty thông báo đã đóng bảo hiểm cho em đến hết tháng 9, ngoài ra em còn phải đóng thêm 4,5% tiền bảo hiểm y tế tháng 10 do công ty quên báo giảm, tuy nhiên công ty kéo dài thời gian chốt tờ rời bảo hiểm xã hội, sau rất nhiều lần em thúc giục thì đến tận tháng 1 năm nay em mới nhận được tờ rời nhưng trên tờ rời chỉ ghi chốt đến tháng 7/2025, em báo lại để công ty xử lý thì công ty nói kế toán gọi lên cơ quan bảo hiểm xã hội không nghe máy và bảo em tự đi xử lý, cho em hỏi như vậy có hợp lý không ạ và trong trường hợp em tự làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội thì cần chuẩn bị những giấy tờ, thủ tục gì ạ.

Bước 2: Thanh toán và lấy chứng từ

Thực hiện thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản doanh nghiệp, tránh tiền mặt để dễ dàng chứng minh nguồn gốc. Yêu cầu bên cho thuê cung cấp hóa đơn GTGT ngay sau mỗi kỳ thanh toán, và lưu giữ biên lai chuyển khoản kèm theo. Nếu tổng chi phí năm dưới 500 triệu đồng theo luật mới 2025, doanh nghiệp vẫn cần ghi nhận để kê khai báo cáo tài chính chính xác.

Bước 3: Lưu trữ và kê khai

Lưu toàn bộ hồ sơ chứng từ tại trụ sở chính theo thời hạn tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Khi kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp hàng quý/năm qua hệ thống iHTKK hoặc eTax, ghi nhận chi phí này vào Biểu mẫu 03/TNDN, kèm phụ lục chứng từ để cơ quan thuế kiểm tra nếu cần. Nếu vi phạm lưu trữ, có thể bị phạt.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế, tối ưu hóa lợi nhuận chịu thuế và đảm bảo minh bạch trong quản lý. Đồng thời, với luật mới 2025, doanh nghiệp nhỏ dưới ngưỡng 500 triệu đồng/năm sẽ giảm gánh nặng thuế đáng kể. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.