Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc chốt sổ BHXH

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động (công ty) có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) đầy đủ, đúng hạn cho người lao động trong thời gian hợp đồng lao động còn hiệu lực

Trong trường hợp hợp đồng kết thúc ngày 30/9/2025 và công ty đã thông báo đóng BHXH đến hết tháng 9/2025, công ty bắt buộc phải chốt sổ BHXH chính xác đến thời điểm này

Việc công ty kéo dài thời gian chốt sổ đến tháng 1/2026 và chỉ chốt sai thời gian là vi phạm nghĩa vụ, đồng thời việc từ chối hỗ trợ và đẩy trách nhiệm cho người lao động tự xử lý là không hợp lý. Công ty phải chịu trách nhiệm chính trong việc liên hệ và điều chỉnh dữ liệu tại cơ quan BHXH nếu không thực hiện có thể bị xử phạt hành chính

Người lao động có quyền yêu cầu công ty thực hiện ngay lập tức, và nếu cần, có thể khiếu nại lên cơ quan BHXH hoặc Thanh tra lao động để bảo vệ quyền lợi.

Xem thêm: Em có một case là hộ kinh doanh cho thuê phòng trọ, thu tiền theo tháng nhưng có nhiều trường hợp khách trả trước 3–6 tháng, nếu kê khai theo thời điểm nhận tiền thì doanh thu bị dồn vào một kỳ, còn nếu phân bổ thì không rõ có cần làm chứng từ gì không ạ?

Thủ tục tự làm việc với cơ quan BHXH để điều chỉnh thông tin

Quy trình được thực hiện với các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người lao động cần thu thập đầy đủ giấy tờ chứng minh thời gian đóng BHXH và chấm dứt hợp đồng. Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao hợp đồng lao động (có đóng dấu công ty) và quyết định chấm dứt hợp đồng ngày 30/9/2025.
• Tờ khai tham gia BHXH ban đầu và các biên lai, sao kê đóng BHXH từ công ty
• Tờ rời BHXH hiện tại (chốt đến tháng 7/2025) để làm cơ sở điều chỉnh.
• Giấy xác nhận đóng bảo hiểm y tế (BHYT) tháng 10/2025
• Đơn đề nghị điều chỉnh dữ liệu BHXH
• Hồ sơ phải được photo công chứng nếu cần, và nộp bản chính để đối chiếu.

Xem thêm: Nhờ các anh chị tư vấn giúp em với ạ. Em là hộ kinh doanh. Năm 2025 em có làm dịch vụ cho 1 công ty và nhận tiền hàng tháng. Tiền này sau khi nhận em đều kê khai và đóng thuế đầy đủ theo từng lần phát sinh (cán bộ thuế hướng dẫn). Sang 2026 thì công ty yêu cầu em xuất hóa đơn của 2025. Em lên thuế hỏi để xin xuất hóa đơn thì bảo liên hệ nhà cung cấp xuất hóa đơn điện tử. Thuế không xuất như trước đây. Vấn đề của em: Em muốn xuất hóa đơn từng tháng trong năm 2025 theo từng lần nhận tiền có được không? Ngày xuất hóa đơn trong năm 2026 hay lùi ngày được không? (Vì em doanh thu dưới 500 triệu/năm sợ 2026 lại bị ghi nhận). Nếu xuất 2026 nội dung có cần thêm thông tin gì để thuế xác nhận là doanh thu này của 2025 không? Em chấp nhận đóng phạt do xuất sai thời điểm. P/S: em đã liên hệ cán bộ thuế quản lý nhưng không được cho các thông tin trên. Cảm ơn admin và anh chị tư vấn.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH

Mang hồ sơ đến Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH  nơi công ty tham gia BHXH Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện/ cổng dịch vụ công trực tuyến (bhxh.gov.vn). Cơ quan sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ trong vòng 3-5 ngày làm việc, yêu cầu bổ sung nếu thiếu. Lưu ý mang theo CMND/CCCD để xác thực danh tính.

Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi nộp, cơ quan BHXH sẽ xác minh dữ liệu với công ty . Thời gian xử lý toàn bộ thủ tục không quá 30 ngày theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Nếu được chấp thuận, người lao động sẽ nhận sổ BHXH điều chỉnh (chốt đúng đến tháng 9/2025) và xác nhận bổ sung BHYT tháng 10. Trong trường hợp cơ quan BHXH yêu cầu công ty tham gia, người lao động có thể cung cấp thông tin liên hệ để hỗ trợ quá trình.

Việc tuân thủ đúng quy định BHXH giúp đảm bảo quyền lợi về thời gian đóng góp, tránh gián đoạn khi tham gia BHXH tại đơn vị mới hoặc hưởng chế độ hưu trí sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.