Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế kê khai
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (thường là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC và Luật Quản lý thuế. Kể từ năm 2026, phương pháp thuế khoán đã bị bãi bỏ hoàn toàn, do đó việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc để minh bạch hóa doanh thu số. Để sử dụng, hộ kinh doanh cần sở hữu chữ ký số SmartSign đã được định danh trên hệ thống quốc gia và phần mềm hóa đơn điện tử liên thông trực tiếp với cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý số. Việc đăng ký này giúp hệ thống tự động ghi nhận doanh thu để áp dụng ngưỡng miễn thuế 500 triệu đồng/năm cho Anh/Chị.
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn hiện nay được thực hiện hoàn toàn trực tuyến qua ứng dụng eTax Mobile hoặc VNeID, theo hướng dẫn tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về quản lý thuế số. Thông thường, hệ thống sẽ tự động phê duyệt yêu cầu trong vòng 24 giờ làm việc. Trong trường hợp Anh/Chị đã nộp gần một tháng mà chưa được chấp nhận và nhận được câu trả lời "để họ làm" từ cán bộ thuế, nguyên nhân chủ yếu thường do mã định danh của hộ kinh doanh chưa được đồng bộ hóa với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc tài khoản định danh mức độ 2 chưa được kích hoạt tính năng ký số. Dưới đây là các bước thực hiện chuẩn hóa lại hồ sơ trên hệ thống mới:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin đăng ký số
Anh/Chị không cần chuẩn bị hồ sơ giấy hay các bản sao chứng thực như trước. Mọi tài liệu cần thiết đã được số hóa trong ví giấy tờ cá nhân. Anh/Chị chỉ cần chuẩn bị: Mã số thuế hộ kinh doanh đã liên kết với căn cước công dân gắn chíp, Chữ ký số điện tử cá nhân đã kích hoạt trên điện thoại, và mã nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử số. Việc đăng ký được thực hiện qua Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT thế hệ mới) ngay trên giao diện ứng dụng di động để đảm bảo tính pháp lý theo quy chuẩn quản lý thuế 2026.
Bước 2: Nộp yêu cầu qua ứng dụng eTax Mobile
Anh/Chị đăng nhập vào ứng dụng eTax Mobile, chọn chức năng "Đăng ký sử dụng hóa đơn" > "Thêm mới". Hệ thống sẽ tự động điền các thông tin từ hồ sơ gốc, Anh/Chị chỉ cần chọn nhà cung cấp phần mềm đã mua và thực hiện ký số bằng SmartSign. Sau khi gửi, hệ thống sẽ cấp mã giao dịch điện tử ngay lập tức và gửi thông báo xác nhận vào hộp thư VNeID. Việc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương hiện nay chỉ mang tính chất hướng dẫn kỹ thuật, mọi kết quả cuối cùng đều phải được hệ thống quản lý số quốc gia phê duyệt điện tử.
Bước 3: Theo dõi và xử lý phản hồi tự động
Hệ thống quản lý thuế số sẽ kiểm tra và phản hồi kết quả trong vòng tối đa 3 ngày làm việc theo quy định tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Nếu hồ sơ hợp lệ, Anh/Chị sẽ nhận được thông báo "Chấp nhận" và dải ký hiệu hóa đơn để bắt đầu xuất. Với tình trạng chậm trễ một tháng như Anh/Chị gặp phải, thay vì chờ đợi cán bộ thuế xử lý thủ công, Anh/Chị nên sử dụng tính năng "Phản ánh vướng mắc thuế số" ngay trên ứng dụng để yêu cầu hệ thống trung ương đối soát lại luồng dữ liệu. Nếu sau 10 ngày từ khi phản ánh vẫn chưa có kết quả, hệ thống sẽ tự động chuyển yêu cầu của Anh/Chị lên cấp quản lý cao hơn để xử lý dứt điểm, tránh tình trạng gián đoạn việc xuất hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh.
Xử lý trường hợp chậm chấp thuận
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế, nếu hệ thống hoặc cơ quan thuế chậm xử lý hồ sơ quá thời hạn quy định mà không có thông báo lỗi kỹ thuật, hộ kinh doanh có quyền yêu cầu hỗ trợ ưu tiên qua tổng đài thuế số quốc gia. Thực tế, lỗi "để họ làm" thường xảy ra khi dải số hóa đơn Anh/Chị mua từ nhà cung cấp chưa được kích hoạt mã trên kho dữ liệu dùng chung. Anh/Chị nên yêu cầu đơn vị bán phần mềm cung cấp "Biên bản kích hoạt dải số" và đính kèm vào phần phản ánh trên hệ thống. Việc lưu giữ bằng chứng nộp hồ sơ điện tử (mã giao dịch) là căn cứ quan trọng để Anh/Chị không bị xử phạt hành chính trong trường hợp phát sinh tranh chấp về thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử năm 2026.
Việc tuân thủ quy trình đăng ký hóa theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận