Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về chi phí thuê mặt bằng trong thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 51/2025/QH15, chi phí thuê mặt bằng kinh doanh là khoản chi phí hợp lý, hợp lệ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng các điều kiện về tính chất phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Các khoản chi phí trả trước cho thời gian sử dụng từ một năm trở lên (như tiền thuê mặt bằng trả một lần cho cả năm) không được khấu trừ toàn bộ trong kỳ phát sinh mà phải phân bổ dần theo thời gian sử dụng thực tế. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác trong việc phản ánh chi phí theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ kế toán.

Xem thêm: Doanh nghiệp em ký hợp đồng cho thuê nhà xưởng 5 năm, khách trả tiền trước 1 năm/lần, vậy khi lập báo cáo tài chính có phải phân bổ doanh thu theo từng tháng hay ghi nhận toàn bộ vào thời điểm thu tiền?

Điều kiện để phân bổ chi phí thuê mặt bằng theo tháng

Để khoản chi phí thuê mặt bằng trả một lần cho một năm được phân bổ theo tháng khi kê khai thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Hợp đồng thuê phải được lập bằng văn bản, ghi rõ thời hạn thuê (ít nhất một năm), giá thuê và phương thức thanh toán một lần.
• Có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp theo quy địn
• Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, không thuộc trường hợp chi phí không được trừ như chi phí cá nhân hoặc không có chứng từ.
• Doanh nghiệp phải ghi nhận kế toán theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam về tài sản cố định vô hình hoặc chi phí trả trước, phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng tháng.

Cách phân bổ và kê khai chi phí theo tháng

Xem thêm: Em làm cho công ty dịch vụ marketing, chi phí chạy quảng cáo Facebook và Google mỗi tháng vài trăm triệu thanh toán bằng thẻ visa cá nhân của giám đốc, sau đó công ty hoàn tiền lại, vậy chi phí này có được tính hợp lý không khi sao kê thẻ đứng tên cá nhân?

Doanh nghiệp được phép phân bổ chi phí thuê mặt bằng trả một lần cho một năm theo tháng, với mức phân bổ bằng tổng số tiền thuê chia đều cho số tháng thuê thực tế. Việc phân bổ này được thực hiện trên sổ sách kế toán và tờ khai thuế TNDN tạm tính hàng quý hoặc quyết toán năm

Cụ thể, trong kỳ kê khai, doanh nghiệp ghi nhận phần chi phí phân bổ của tháng đó vào chỉ tiêu chi phí được trừ trên tờ khai, kèm theo thuyết minh chi tiết về khoản trả trước và bảng phân bổ đính kèm. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lý dựa trên hợp đồng và chứng từ, đảm bảo không khấu trừ trước thời gian sử dụng thực tế để tránh rủi ro truy thu thuế.

Việc tuân thủ phân bổ theo tháng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí khấu trừ thuế TNDN, tránh phát sinh nợ thuế và phạt chậm nộp (0,03%/ngày trên số thuế chậm), đồng thời đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.