Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Căn cứ pháp lý hạch toán chi phí thuê mặt bằng

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng điều kiện là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (Điều 4). Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN quy định chi tiết về chứng từ chứng minh chi phí, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chứng từ tương đương. Thông tư 20/2026/TT-BTC bổ sung quy định về hạch toán chi phí thuê tài sản, nhấn mạnh việc ghi nhận theo thời điểm phát sinh thực tế dựa trên hợp đồng và chứng từ thanh toán. Ngoài ra, Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định về chứng từ kế toán, cho phép sử dụng giấy biên nhận tiền làm chứng từ thay thế hóa đơn trong trường hợp bên cho thuê là cá nhân không kinh doanh, miễn là chứng từ này ghi rõ nội dung thanh toán, chữ ký người nhận và ngày tháng.

Xử lý trường hợp không có hóa đơn, chỉ có giấy nhận tiền

Xem thêm: Tôi có một khách hàng kinh doanh online, sử dụng nhiều tài khoản quảng cáo khác nhau, thanh toán qua nhiều thẻ cá nhân, nếu cộng lại thì chi phí quảng cáo rất lớn nhưng không đứng tên hộ kinh doanh, vậy khi kê khai có được tính không?

Trong tình huống hợp đồng ghi thanh toán theo quý nhưng thực tế trả theo năm và chỉ có giấy nhận tiền, chi phí vẫn được hạch toán nếu chứng từ đáp ứng yêu cầu pháp lý. Giấy nhận tiền có thể thay thế hóa đơn nếu bên cho thuê là cá nhân không phải người nộp thuế GTGT, theo Thông tư 45/2013/TT-BTC. Tuy nhiên, để được khấu trừ thuế TNDN, cần bổ sung các chứng từ sau:

• Hợp đồng thuê mặt bằng gốc, ghi rõ thời hạn thuê, giá thuê theo năm và phương thức thanh toán theo quý.
• Giấy nhận tiền chi tiết, bao gồm số tiền, ngày thanh toán thực tế, nội dung "nhận tiền thuê mặt bằng quý [số quý]".
• Bảng kê chi phí (nếu cần) để phân bổ chi phí theo quý hoặc năm, đảm bảo tính nhất quán với báo cáo tài chính.

Nếu thiếu các chứng từ này, chi phí có nguy cơ không được cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ, dẫn đến truy thu thuế TNDN với mức phạt trên số thuế truy thu theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Hạch toán theo hợp đồng hay theo thực tế thanh toán

Xem thêm: Em là hộ kinh doanh quần áo ạ. Em bán và đã xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền gửi cơ quan thuế. Nhưng khách mua áo, hôm sau đến đổi lấy quần. Thì em sẽ phải lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế ạ. Em dùng hóa đơn của Misa ạ. Anh chị biết chỉ dùm em với nha.

Việc hạch toán chi phí cần ưu tiên theo thực tế thanh toán để phản ánh đúng bản chất giao dịch, nhưng phải tuân thủ thời hạn ghi nhận trong hợp đồng để tránh sai lệch kế toán. Cụ thể:

• Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, chi phí thuê được ghi nhận theo phương thức phân bổ (ví dụ: trả trước theo năm thì phân bổ đều theo quý), dựa trên thực tế thanh toán làm cơ sở chứng minh phát sinh.
• Nếu hợp đồng ghi thanh toán theo quý nhưng thực tế trả một lần theo năm, doanh nghiệp hạch toán chi phí theo quý (phân bổ dần) để phù hợp với nguyên tắc dồn tích kế toán, sử dụng giấy nhận tiền làm chứng từ gốc.
• Trong sổ sách kế toán, ghi nhận nợ phải trả hoặc chi phí trả trước theo hợp đồng, sau đó điều chỉnh theo thanh toán thực tế. Ví dụ: Thanh toán 100 triệu đồng/năm vào đầu năm thì hạch toán 25 triệu đồng/quý làm chi phí thuê mặt bằng, với tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp).

Lưu ý, nếu thanh toán vượt quá hợp đồng mà không có điều chỉnh, phần vượt có thể bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Việc tuân thủ đúng quy định hạch toán giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính và đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, từ đó tối ưu hóa lợi ích thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.