Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính hợp lệ của việc hạch toán chi phí

Việc hạch toán Nợ TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp) hoặc TK 627 (chi phí sản xuất chung), Có TK 111 (tiền mặt) cho tiền công nhân công thời vụ là phù hợp với quy định kế toán, miễn là chi phí này đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Theo khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế TNDN, chi phí tiền lương, tiền công trả cho cá nhân thực hiện lao động là khoản chi được trừ nếu có đầy đủ chứng từ chứng minh việc trả và người nhận là cá nhân hợp pháp. Trong trường hợp nhân công thời vụ không phải là doanh nghiệp, không bắt buộc phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), mà có thể sử dụng chứng từ thay thế như hợp đồng lao động và bảng chấm công để làm cơ sở hạch toán, miễn là chi phí thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty xây lắp.

Hồ sơ chứng từ cần thiết

Xem thêm: Anh chị ơi, công ty em có nhập khẩu một lô hàng, thuế nhập khẩu phải nộp là 50 triệu, thuế GTGT hàng nhập khẩu 55 triệu. Em đã nộp các khoản thuế này tại cơ quan hải quan. Khi hạch toán, em dùng tài khoản 3333 và 33312 đúng không?

Để đảm bảo chi phí được chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau, theo quy định tại Điều 6 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi, bổ sung):

• Hợp đồng lao động thời vụ (dù ngắn hạn dưới 1 tháng), nêu rõ nội dung công việc, thời gian, mức lương và các bên ký kết.
• Bảng chấm công chi tiết, ghi nhận số ngày công, giờ làm việc và chữ ký xác nhận của nhân công.
• Biên bản thanh toán tiền công, liệt kê số tiền cụ thể, ngày thanh toán và chữ ký người nhận.
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu áp dụng (xem phần dưới).

Nếu tổng giá trị thanh toán cho một cá nhân trong kỳ vượt 20 triệu đồng, cần thanh toán qua ngân hàng để có chứng từ chuyển khoản thay vì tiền mặt, tránh rủi ro không được trừ thuế theo khoản 3 Điều 6 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Xử lý thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi về cách hạch toán tài sản cố định vô hình. Công ty em mua lại thương hiệu của một công ty khác trị giá 500 triệu. Tài sản này được trích khấu hao trong bao nhiêu năm?

Đối với nhân công thời vụ, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012 và các văn bản hướng dẫn). Cụ thể:

• Nếu thu nhập từ tiền công của một lần trả không vượt quá 2 triệu đồng/ngày, doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế TNCN tại nguồn.
• Nếu vượt 2 triệu đồng/ngày, khấu trừ 10% trên phần thu nhập vượt trước khi thanh toán cho cá nhân.
• Sau khi khấu trừ (nếu có), doanh nghiệp hạch toán thêm Nợ TK 622/627, Có TK 3335 (thuế TNCN phải nộp) và nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC. Việc không khấu trừ đúng có thể dẫn đến phạt hành chính trên số thuế chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN, giảm thiểu phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý chi phí. Đồng thời, giúp cá nhân nhận thu nhập hợp pháp mà không gặp vấn đề về thuế sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.