Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Doanh thu tính thuế GTGT và các khoản hoàn trả

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2013 và các văn bản hướng dẫn hiện hành, bao gồm Luật Thuế GTGT 2024), doanh thu tính thuế GTGT là toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trong trường hợp bán hàng online, các khoản tiền hoàn lại từ đơn vị vận chuyển do khách hàng hủy đơn thường được xem là khoản hoàn trả liên quan đến chi phí vận chuyển, không phải là doanh thu từ hoạt động bán hàng chính.

Do đó, các khoản này không phải cộng vào doanh thu tính thuế GTGT nếu đáp ứng điều kiện chứng minh tính hợp pháp và không tạo ra lợi nhuận thực tế cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Em đang chuẩn bị xin tạm ngừng kinh doanh vài tháng vì lý do cá nhân. Nếu tạm ngừng nhưng vẫn phát sinh vài đơn nhỏ thì có bị phạt không ạ?

Điều kiện loại trừ khoản hoàn trả khỏi doanh thu

Để được loại trừ các khoản tiền hoàn lại nhỏ lẻ từ vận chuyển, doanh nghiệp cần đảm bảo tính minh bạch và có cơ sở chứng từ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC.

• Khoản hoàn phải phát sinh từ giao dịch thực tế, như khách hủy đơn sau khi đã thanh toán phí vận chuyển, và đơn vị vận chuyển hoàn tiền dựa trên hợp đồng dịch vụ vận chuyển.
• Không được coi là doanh thu nếu khoản tiền hoàn chỉ bù đắp chi phí vận chuyển ban đầu mà doanh nghiệp đã chi trả, không tạo ra thu nhập tăng thêm.
• Nếu tổng các giao dịch nhỏ lẻ vượt ngưỡng đáng kể, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình để tránh nghi ngờ kê khai khấu trừ sai.

Hồ sơ chứng minh để loại trừ

Xem thêm: Không biết mọi người xử lý sao chứ em đang rất rối. Em bán đồ handmade, mỗi đơn đều làm theo yêu cầu, khách thường đặt cọc trước 30–50%. Có đơn khách đặt xong rồi huỷ, em hoàn lại tiền cọc. Sao kê ngân hàng thì tiền vào ra liên tục. Những khoản đặt cọc rồi hoàn như vậy có cần kê khai không ạ?

Để kê khai loại trừ hợp lý, doanh nghiệp cần lưu trữ và sử dụng các chứng từ sau khi kê khai thuế theo tháng/quý:

• Hóa đơn điện tử gốc từ đơn vị vận chuyển chứng minh khoản phí vận chuyển ban đầu và khoản hoàn trả
• Biên bản hủy đơn hoặc xác nhận từ khách hàng về việc bom hàng, kèm theo thông tin giao dịch (nếu có).
• Sổ sách kế toán ghi nhận rõ ràng khoản hoàn trả như một khoản điều chỉnh chi phí, không phải thu nhập khác, theo nguyên tắc kế toán Việt Nam
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và chứng từ liên quan đến các giao dịch nhỏ lẻ, để nộp kèm tờ khai thuế GTGT.

Nếu không có chứng từ đầy đủ, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung hoặc tính toàn bộ khoản hoàn vào doanh thu, dẫn đến truy thu thuế GTGT với mức phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp (theo Luật Quản lý thuế 2019).

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận, đồng thời đảm bảo sổ sách kế toán minh bạch, hỗ trợ hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.