Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính chất của khoản đặt cọc trong kê khai thuế GTGT

Khoản đặt cọc 30–50% mà khách hàng trả trước cho đơn hàng handmade theo yêu cầu được xem là khoản tạm ứng hoặc tiền đặt cọc, không phải doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) tại thời điểm nhận tiền.

Theo Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2024), doanh thu chịu thuế chỉ phát sinh khi có việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua.

Do đó, đặt cọc chỉ là nghĩa vụ tạm thời, chưa hình thành doanh thu nếu hợp đồng chưa hoàn thành. Trường hợp kinh doanh handmade theo phương thức cá nhân hoặc hộ kinh doanh, Anh/Chị cần phân biệt rõ để tránh kê khai sai, dẫn đến rủi ro truy thu thuế.

Xử lý khoản hoàn tiền cọc khi khách hủy đơn

Khi khách hủy đơn và Anh/Chị hoàn lại tiền cọc, khoản này không phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT vì không có giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ thực tế. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, các khoản tạm ứng hoặc đặt cọc được hoàn trả phải được ghi nhận là điều chỉnh giảm doanh thu hoặc không kê khai nếu chưa tính vào doanh thu.

Xem thêm: Không biết mọi người làm sao chứ em thấy ghi sổ rất mệt. Em chỉ ghi tổng doanh thu cuối ngày, không ghi từng giao dịch. Cách làm này có bị đánh giá là không đủ căn cứ khi kiểm tra không ạ?

Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai phải theo dõi các giao dịch vào/ra để xác định doanh thu thực tế cuối kỳ. Việc hoàn tiền cần có chứng từ rõ ràng để chứng minh, tránh bị cơ quan thuế coi là doanh thu ẩn.

Quy trình kê khai các giao dịch đặt cọc và hoàn tiền

Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Theo dõi và ghi nhận giao dịch ban đầu

Ghi chép đầy đủ các khoản đặt cọc nhận được vào sổ sách kế toán hoặc phần mềm quản lý, kèm chứng từ ngân hàng và hợp đồng đặt hàng. Không xuất hóa đơn GTGT cho đặt cọc vì chưa phát sinh doanh thu; chỉ ghi nhận là khoản phải thu tạm thời theo  Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Xử lý khi hoàn thành hoặc hủy đơn

Nếu đơn hoàn thành, chuyển đặt cọc vào doanh thu chịu thuế và xuất hóa đơn GTGT theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2024. Trường hợp hủy, lập biên bản hủy đơn và hoàn tiền qua ngân hàng, ghi nhận là khoản điều chỉnh, không tính thuế. Sử dụng chứng từ ngân hàng làm cơ sở để đối chiếu.

Xem thêm: Tình hình của em hiện tại là thế này. Em bán quần áo online, có rất nhiều chương trình freeship, giảm giá sâu để xả hàng. Doanh thu nhìn trên sàn rất cao nhưng thực tế tiền nhận về thấp vì bị trừ phí đủ thứ. Khi kê khai thuế thì cơ quan thuế có chấp nhận số tiền thực nhận hay họ vẫn căn cứ vào doanh thu trước khi trừ phí ạ?

Bước 3: Kê khai thuế định kỳ

Tổng hợp các giao dịch vào tờ khai thuế GTGT hàng quý hoặc tháng, chỉ kê khai doanh thu thực tế sau khi trừ các khoản hoàn tiền. Nộp tờ khai qua hệ thống iHTKK hoặc eTax trước ngày 20 của tháng đầu kỳ sau. Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, có thể áp dụng phương pháp khoán để đơn giản hóa.

Lưu ý về rủi ro và chứng từ hỗ trợ

Anh/Chị cần lưu trữ sao kê ngân hàng ít nhất 10 năm để chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch, tránh bị kiểm tra và phạt hành chính. Nếu kinh doanh quy mô lớn, nên sử dụng hóa đơn điện tử để tự động hóa theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp theo dõi chính xác tiền vào/ra.

Việc tuân thủ kê khai đúng quy định giúp tránh rủi ro truy thu thuế, phạt chậm nộp (0,03%/ngày) và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, Anh/Chị có thể tối ưu hóa chi phí thuế qua các khoản khấu trừ hợp lệ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.