Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý phí vận chuyển (tiền ship) trong hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 10), hóa đơn điện tử phải ghi nhận đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ cung cấp, bao gồm cả các khoản phụ phí liên quan đến giao dịch nếu chúng là doanh thu của người bán.

Phí vận chuyển (tiền ship) thường được phân loại tùy theo mô hình kinh doanh: nếu người bán tự cung cấp dịch vụ vận chuyển, phí ship sẽ là doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và phải được ghi nhận trên hóa đơn bán hàng. Ngược lại, nếu phí ship là khoản thu hộ cho đơn vị vận chuyển bên thứ ba (như các công ty logistics), thì đây không phải doanh thu của người bán mà là khoản tạm ứng hoặc thu hộ, không cần xuất hóa đơn riêng cho phần này.

Thông tư 69/2025/TT-BTC hướng dẫn rằng, trong trường hợp thu hộ, người bán chỉ xuất hóa đơn cho giá trị sản phẩm chính, đồng thời ghi chú rõ ràng về khoản thu hộ trên hóa đơn hoặc chứng từ liên quan để đảm bảo tính minh bạch.

Có cần xuất hóa đơn cho tiền ship không

Xem thêm: Em ở khu vực Hoằng Hóa cần tìm 1 kế toán hộ kinh doanh thuộc nhóm 3. Nhà em là sản xuất kèm thương mại. Em cần tư vấn hướng dẫn nếu được thì tách hộ để có thể chuyển về nhóm 2.

Không bắt buộc xuất hóa đơn riêng cho tiền ship nếu khoản này là thu hộ cho bên thứ ba, theo nguyên tắc tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 4) về đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn chỉ áp dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo doanh thu của người bán.

Trong trường hợp khách hàng chuyển khoản toàn bộ (bao gồm tiền ship), người bán xuất hóa đơn điện tử chỉ cho giá trị sản phẩm, với tổng thanh toán thực tế lớn hơn giá trị hóa đơn do phần ship được xử lý riêng.

Đơn vị vận chuyển sẽ cung cấp hóa đơn riêng cho dịch vụ của họ (nếu áp dụng), và người bán ghi nhận khoản ship vào tài khoản kế toán tạm ứng hoặc phải trả. Nếu người bán tự ship và coi phí này là doanh thu, thì phải gộp vào hóa đơn bán hàng, tính thuế GTGT 10% trên tổng giá trị (bao gồm ship).

Xử lý sự không khớp giữa tiền chuyển khoản và hóa đơn

Để đảm bảo tính nhất quán giữa số tiền khách chuyển khoản và giá trị hóa đơn, người bán cần thực hiện các bước sau trong kế toán và chứng từ:

Bước 1: Xuất hóa đơn điện tử cho sản phẩm

Xuất hóa đơn điện tử theo mẫu quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Phụ lục I), chỉ ghi giá trị sản phẩm (không bao gồm ship nếu là thu hộ). Ghi chú rõ trên hóa đơn: "Khoản thu hộ phí vận chuyển: [số tiền] đồng, sẽ được hoàn ứng cho đơn vị vận chuyển". Điều này giúp hóa đơn phản ánh đúng doanh thu thực tế, tránh sai sót khi kê khai thuế.

Xem thêm: Anh chị em hỏi đã có giấy phép hộ kinh doanh rồi thì cần làm gì nữa để kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho thuê tài sản ạ.

Bước 2: Ghi nhận khoản thu hộ trong sổ sách kế toán

Sử dụng tài khoản 338 (Phải trả, người bán) hoặc 141 (Tạm ứng) để ghi nhận tiền ship nhận từ khách. Khi thanh toán cho đơn vị vận chuyển, hạch toán chuyển khoản từ tài khoản trên sang chi phí, kèm chứng từ chuyển tiền và hóa đơn từ bên vận chuyển. Tổng tiền chuyển khoản từ khách sẽ khớp với tổng doanh thu + khoản thu hộ trên báo cáo tài chính.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế

Kê khai doanh thu chỉ từ sản phẩm trên tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT), loại trừ khoản thu hộ. Nếu không xử lý đúng, có thể bị phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Điều 24) về vi phạm hóa đơn. Lưu trữ chứng từ chuyển khoản ngân hàng làm cơ sở đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế và minh bạch trong giao dịch. Đồng thời, hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm thiểu tranh chấp với khách hàng. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.