Ủy quyền xuất hóa đơn cho chi nhánh là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc phát hành hóa đơn tại các đơn vị trực thuộc, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả. Thủ tục này giúp chi nhánh chủ động hơn trong giao dịch với khách hàng mà không cần chuyển hóa đơn từ trụ sở chính. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết.

1. Hướng dẫn ủy quyền xuất hóa đơn cho chi nhánh

Ủy quyền xuất hóa đơn cho chi nhánh được thực hiện theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, cho phép doanh nghiệp giao quyền phát hành hóa đơn cho chi nhánh thông qua quyết định của người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi ủy quyền, bao gồm loại hóa đơn, thời hạn và địa điểm xuất hóa đơn.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản và đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định chi tiết về mẫu hóa đơn điện tử và cách ghi nhận thông tin ủy quyền trên hóa đơn. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nội bộ trước khi thực hiện để đảm bảo tính hợp pháp. Sau khi hoàn tất, chi nhánh có thể xuất hóa đơn mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp mẹ nhưng ghi rõ thông tin chi nhánh được ủy quyền.

2. Điều kiện thực hiện ủy quyền

Để thực hiện ủy quyền xuất hóa đơn cho chi nhánh, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện theo Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó chi nhánh đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu chi nhánh phải có địa điểm kinh doanh cố định và hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định thêm về điều kiện kỹ thuật, bao gồm chữ ký số và phần mềm đáp ứng chuẩn dữ liệu.

Doanh nghiệp cần kiểm tra xem chi nhánh có đang hoạt động hợp pháp hay không trước khi ủy quyền. Việc không đáp ứng điều kiện có thể dẫn đến hóa đơn bị coi là không hợp lệ. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia để đánh giá đầy đủ các yếu tố pháp lý liên quan.

Xem thêm: Chi nhánh phụ thuộc có được xuất hóa đơn không?

3. Hồ sơ và thủ tục cần chuẩn bị

Hồ sơ ủy quyền xuất hóa đơn cho chi nhánh bao gồm quyết định ủy quyền của người đại diện theo pháp luật, biên bản họp hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu, và giấy đăng ký thay đổi thông tin hóa đơn gửi cơ quan thuế.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, quyết định ủy quyền phải nêu rõ nội dung, thời hạn và trách nhiệm của các bên. Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu bổ sung bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn cách cập nhật thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau khi được chấp thuận, chi nhánh có thể bắt đầu xuất hóa đơn theo phạm vi ủy quyền.

Bước 1: Chuẩn bị văn bản ủy quyền

Doanh nghiệp soạn thảo quyết định ủy quyền chi tiết, bao gồm tên chi nhánh, mã số thuế, phạm vi hóa đơn được phép xuất và thời hạn hiệu lực. Nội dung cần rõ ràng để tránh tranh chấp sau này.

Bước 2: Đăng ký với cơ quan thuế

Gửi hồ sơ qua hệ thống điện tử hoặc nộp trực tiếp theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi trong thời hạn quy định.

Bước 3: Cập nhật hệ thống hóa đơn

Chi nhánh cài đặt chữ ký số và phần mềm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, sau đó test thử việc xuất hóa đơn trước khi áp dụng thực tế.

Xem thêm: Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn

4. Lưu ý khi thực hiện ủy quyền

Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn ủy quyền và gia hạn kịp thời theo Luật Doanh nghiệp 2020 để tránh gián đoạn hoạt động. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm báo cáo định kỳ về số lượng hóa đơn đã xuất.

Thông tư 91/2026/TT-BTC nhấn mạnh việc bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử. Nếu có thay đổi về người đại diện hoặc địa chỉ chi nhánh, doanh nghiệp phải thông báo ngay cho cơ quan thuế. Việc tuân thủ đầy đủ giúp giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính.

5. Câu hỏi thường gặp

ủy quyền xuất hóa đơn cho chi nhánh có cần đăng ký lại khi thay đổi người đại diện không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải cập nhật quyết định ủy quyền mới và thông báo cho cơ quan thuế để duy trì hiệu lực.

Chi nhánh có được xuất hóa đơn cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp không?

Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định phạm vi ủy quyền phải được ghi rõ trong văn bản, chi nhánh chỉ được xuất hóa đơn trong phạm vi được giao, không được vượt quá.

Thời hạn xử lý hồ sơ ủy quyền là bao lâu?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cơ quan thuế phản hồi trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Ủy quyền xuất hóa đơn cho chi nhánh mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong bối cảnh kinh doanh hiện đại. Doanh nghiệp nên thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng.