Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ máy tính tiền

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, HĐĐT máy tính tiền là loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ thiết bị điện tử có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Loại hóa đơn này có đặc điểm khác biệt so với hóa đơn điện tử thông thường ở chỗ:

• Thời điểm xuất: Có thể xuất ngay tại thời điểm thanh toán mà không cần đợi ký số của người bán.
• Đối tượng sử dụng: Các cơ sở kinh doanh bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng (F&B, bán lẻ, siêu thị, hiệu thuốc…).

Cách ghi thông tin người mua khi khách lẻ không cung cấp

Xem thêm: Hộ kinh doanh cá nhân có doanh thu thuộc nhóm 2: Từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ có bắt buộc mở tài khoản ngân hàng mang tên hộ không ạ, hay chỉ cần sử dụng tài khoản cá nhân của chủ hộ và sử dụng nhất quán 1 tài khoản ạ. Có anh chị nào biết rõ chỗ này tư vấn mình với.

Trong trường hợp khách hàng cá nhân mua hàng nhưng không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (MST), Anh/Chị thực hiện ghi nội dung trên hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Mục "Tên người mua hàng"

Anh/Chị ghi: "Người mua không cung cấp thông tin" hoặc phổ biến nhất là ghi "Khách lẻ". Đây là cách ghi hoàn toàn hợp lệ đối với loại hình bán lẻ trực tiếp, đảm bảo hóa đơn không bị trống thông tin bắt buộc nhưng vẫn phản ánh đúng thực tế giao dịch.

Mục "Tên đơn vị"

Anh/Chị để trống mục này. Vì đối tượng là cá nhân tiêu dùng trực tiếp, không phải là tổ chức, doanh nghiệp hay hộ kinh doanh nên không có "Tên đơn vị". Việc để trống mục này không làm mất đi tính pháp lý của hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi!! Em xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh nhưng bị gửi mail cảnh báo!! Em có hỏi cán bộ thuế khu vực em thì ảnh bảo là nhập tồn kho vô phần mềm là hết!! Nhưng em nhập rồi vẫn bị cảnh báo!! Nhờ mọi người chỉ giúp cách giải quyết!!! Cảm ơn mọi người.

Mục "Địa chỉ" và "Mã số thuế"

Các trường thông tin này Anh/Chị có thể để trống hoặc hệ thống phần mềm sẽ tự động hiển thị giá trị mặc định (tùy theo cấu hình của nhà cung cấp giải pháp HĐĐT). Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC, đối với hộ kinh doanh thuộc Nhóm 2 và Nhóm 3 (Doanh thu từ 500 triệu đến 50 tỷ đồng/năm), việc xuất hóa đơn "Khách lẻ" vẫn được ghi nhận là doanh thu hợp pháp để tính thuế.

Việc ghi như vậy giúp hóa đơn vẫn hợp lệ, có giá trị chứng minh doanh thu và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng), đồng thời tránh vi phạm quy định về nội dung hóa đơn theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu sau này khách hàng yêu cầu bổ sung thông tin, doanh nghiệp có thể lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy trình tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp tránh các chế tài hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về hành vi lập hóa đơn không đúng nội dung. Đồng thời, đảm bảo hệ thống kế toán minh bạch, hỗ trợ kiểm tra thuế hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.