Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý hóa đơn đầu vào cho hộp quà và phí vận chuyển

Hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp bao gồm giá trị hộp quà và chi phí vận chuyển riêng biệt là hợp lệ theo quy định tại Điều 15 Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) năm 2024, quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Cụ thể, chi phí vận chuyển được coi là dịch vụ độc lập nếu được tách riêng trên hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy, miễn là hóa đơn đáp ứng đầy đủ nội dung theo Thông tư 69/2025/TT-BTC (hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ). Doanh nghiệp có thể khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào từ cả hai dòng này, miễn là liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm chi phí quà tặng khách hàng theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT).

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi với ạ: Bên em thuê dịch vụ kế toán hoàn thiện sổ sách từ 2020 thì khi nhận về sẽ là file mềm hay file cứng ạ. Em có yêu cầu họ in ra thì họ bảo giờ chỉ dùng file mềm thôi ạ, quyết toán thuế cũng dùng file mềm. Anh chị cho em hỏi thế có đúng không ạ?

• Hóa đơn phải ghi rõ mã số thuế người bán, ngày lập, mô tả hàng hóa/dịch vụ (hộp quà và vận chuyển), đơn giá, số lượng, thành tiền và thuế suất GTGT (thường 10% cho cả hai).
• Đối với phần hộp quà chuyển thẳng cho khách hàng, doanh nghiệp cần có hợp đồng ủy quyền giao hàng hoặc biên bản giao nhận để chứng minh quyền sở hữu và khấu trừ thuế đầu vào, tránh rủi ro bị loại chi phí theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
• Phần hộp quà giao tại văn phòng công ty cũng được xử lý tương tự, với chứng từ lưu trữ đầy đủ để kê khai khấu trừ hàng tháng/quý.

Xử lý khi xuất hóa đơn đầu ra cho quà tặng khách hàng

Vì hộp quà được sử dụng để biếu tặng khách hàng (không phải hoạt động bán hàng), doanh nghiệp không bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra theo Điều 3 Luật Thuế GTGT năm 2024, quy định quà biếu, tặng của doanh nghiệp cho đối tác không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Thay vào đó, chỉ cần lập chứng từ nội bộ như biên bản bàn giao quà tặng hoặc phiếu xuất kho để ghi nhận chi phí, theo hướng dẫn tại Thông tư 69/2025/TT-BTC. Không cần "xuất y chang" cấu trúc hóa đơn đầu vào (tách riêng phí vận chuyển), vì không có giao dịch chịu thuế đầu ra.

Xem thêm: Mà giờ em nhập hàng cần thanh toán tiền hàng mà tài khoản hộ kinh doanh mới làm không có tiền thì thanh toán kiểu gì ạ?

• Nếu phí vận chuyển được nhà cung cấp tách riêng và doanh nghiệp muốn phản ánh chính xác trong sổ sách kế toán, có thể ghi nhận riêng trong chi phí quản lý doanh nghiệp (tài khoản 642), nhưng không ảnh hưởng đến hóa đơn đầu ra.
• Trường hợp đặc biệt, nếu quà tặng được coi là hình thức khuyến mãi hoặc bán hàng trá hình (ví dụ: có hợp đồng yêu cầu xuất hóa đơn), doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT đầy đủ theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, lúc đó có thể tách phí vận chuyển riêng nếu dịch vụ vận chuyển do doanh nghiệp trực tiếp cung cấp (ví dụ: thuê bên thứ ba và cộng vào giá trị tổng). Tuy nhiên, dựa trên mô tả, đây là quà tặng thuần túy nên không áp dụng.

Việc cộng phí vận chuyển vào giá trị hộp quà chỉ thực hiện khi hạch toán nội bộ để tính chi phí tổng, không bắt buộc trên chứng từ đầu ra.

Tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp khấu trừ tối đa thuế GTGT đầu vào, tránh phạt hành chính theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP nếu kê khai sai, đồng thời đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.