Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thông tin cần ghi trên hóa đơn khi xuất cho hộ kinh doanh

Khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn bán hàng) cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp phải ghi đầy đủ, chính xác thông tin người mua theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Đối với hộ kinh doanh, đây là hình thức kinh doanh của cá nhân hoặc hộ gia đình, nên thông tin người mua bao gồm tên hộ kinh doanh (hoặc tên chủ hộ nếu hộ chưa đăng ký tên riêng), địa chỉ kinh doanh, và mã số nhận dạng. Nếu hộ kinh doanh đã đăng ký mã số thuế (MST), ưu tiên ghi MST của hộ. Trường hợp hộ chưa có MST riêng, sử dụng mã định danh cá nhân của chủ hộ theo Luật Căn cước công dân 2023 (mã số này là số định danh cá nhân trên thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp, gồm 12 chữ số).

Trong trường hợp mã trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không khớp với mã định danh cá nhân mà chủ hộ cung cấp, doanh nghiệp cần ưu tiên sử dụng mã định danh cá nhân chính thức của chủ hộ làm cơ sở ghi trên hóa đơn. Lý do là mã định danh cá nhân được quy định tại Điều 6 Luật Căn cước công dân 2023 là mã số duy nhất, ổn định để nhận dạng cá nhân trong các giao dịch hành chính và kinh tế, bao gồm cả hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 86/2024/TT-BTC về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử. Mã trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (thường do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp) có thể là mã số đăng ký tạm thời hoặc lỗi ghi chép, nhưng không thay thế được mã định danh cá nhân. Việc ghi sai có thể dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, vì hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác để khấu trừ thuế đầu vào.

Quy trình xác minh và ghi thông tin trên hóa đơn

Xem thêm: Mọi người ơi cho em hỏi nhóm 2 theo doanh thu dưới 1 tỷ có xuất hóa đơn thì báo cáo có cần nộp tồn kho không ạ?

Để tránh sai sót, doanh nghiệp nên thực hiện xác minh thông tin trước khi xuất hóa đơn. Quy trình này giúp đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Bước 1: Yêu cầu chủ hộ cung cấp giấy tờ chứng minh

Yêu cầu chủ hộ cung cấp bản sao thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp để xác nhận mã định danh cá nhân. Đồng thời, kiểm tra giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh để đối chiếu thông tin cơ bản như tên, địa chỉ. Nếu có sự không khớp, liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện để xác minh mã số đăng ký hộ (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có quyền yêu cầu thông tin để hoàn thiện hóa đơn).

Bước 2: Tra cứu mã số thuế hoặc định danh trên hệ thống

Sử dụng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) hoặc hệ thống tra cứu MST của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) để kiểm tra thông tin hộ kinh doanh. Nếu hộ có MST, ghi trực tiếp; nếu không, sử dụng mã định danh từ CCCD làm mã người mua trên hóa đơn điện tử, theo mẫu tại Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Xem thêm: Mọi người ơi, túm lại theo luật hộ kinh doanh có cần tạo tài khoản hộ kinh doanh không, hay tài khoản chính chủ phục vụ kinh doanh là được? Em dự định mở tài khoản hộ kinh doanh của ngân hàng MB, các anh chị đã dùng rồi có thấy nhược điểm gì không ạ?

Bước 3: Ghi thông tin trên hóa đơn và lưu trữ

Trên hóa đơn, ghi:

• Tên người mua: Tên hộ kinh doanh hoặc tên chủ hộ.
• Địa chỉ: Địa chỉ kinh doanh theo giấy chứng nhận.
• Mã số: Mã định danh cá nhân của chủ hộ (ưu tiên nếu không có MST).

Sau khi xuất, lưu trữ hóa đơn và giấy tờ liên quan ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế, tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu ghi sai thông tin người mua.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp hóa đơn hợp lệ, hỗ trợ khấu trừ thuế đầu vào cho hộ kinh doanh và tránh rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế. Đồng thời, đảm bảo giao dịch minh bạch, góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.