Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện hoàn thuế GTGT cho hàng hóa xuất khẩu giao tại khu phi thuế quan

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 134/2016/NĐ-CP, hàng hóa xuất khẩu được hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) nếu đáp ứng các điều kiện cơ bản như: hàng hóa phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên), chứng từ hải quan xác nhận xuất khẩu, và không thuộc trường hợp loại trừ.

Trong trường hợp cụ thể của Quý công ty, việc xuất khẩu theo tờ khai B11 (tờ khai hải quan xuất khẩu) cho đối tác nước ngoài nhưng giao hàng tại khu phi thuế quan được coi là hình thức xuất khẩu hợp pháp. Khu phi thuế quan được xem như lãnh thổ hải quan riêng biệt theo Luật Hải quan 2014, nên hàng hóa giao tại đây vẫn đủ điều kiện hoàn thuế GTGT nếu đối tác nước ngoài là người nhận hàng và hàng hóa được chuyển giao đúng quy định. Thông tư 38/2015/TT-BTC tại Điều 14 quy định rõ, hàng hóa bán, giao cho khu phi thuế quan được áp dụng mức thuế suất 0% và đủ điều kiện hoàn thuế nếu có hợp đồng, hóa đơn GTGT và chứng từ hải quan.

Lưu ý, nếu đối tác nước ngoài chỉ định giao tại khu phi thuế quan nhưng hàng hóa sau đó không được xuất khẩu thực tế ra nước ngoài (ví dụ: lưu kho hoặc tái nhập nội địa), thì có thể không đủ điều kiện hoàn thuế. Quý công ty cần kiểm tra xem giao dịch có chứng minh được tính chất xuất khẩu không, tránh rủi ro bị từ chối hoàn thuế theo quy định tại Điều 18 Nghị định 134/2016/NĐ-CP.

Xem thêm: Chào mọi người, hiện công ty em đang đăng ký kinh doanh tại Mỹ Đình, Nam Từ Liêm nhưng văn phòng làm việc thực tế lại đặt tại Định Công, Hoàng Mai và địa chỉ này bên em có ký hợp đồng thuê nhà đầy đủ. Hôm nay em nghe kế toán trao đổi là không thể đưa các khoản chi phí liên quan đến việc chi trả thuế tại địa điểm ở Định Công vào chi phí của công ty vì địa điểm này không đăng ký kinh doanh nên không được hạch toán. Em có tìm hiểu quy định pháp luật nhưng chưa thấy quy định nào nêu rõ vấn đề này, nên mong mọi người am hiểu giải đáp giúp em là trong trường hợp công ty không khai báo địa chỉ tại Định Công với cơ quan nào, nhưng vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, thì các khoản chi phí phát sinh tại địa điểm này có được hạch toán vào chi phí của công ty không ạ? Em cảm ơn.

Hồ sơ cần chuẩn bị để hoàn thuế

Để nộp hồ sơ hoàn thuế GTGT, Quý công ty cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (Điều 20) và Nghị định 134/2016/NĐ-CP:

• Tờ khai hoàn thuế GTGT theo mẫu 01/HTKT.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài, kèm phụ lục chỉ định giao tại khu phi thuế quan.
• Hóa đơn GTGT bán hàng xuất khẩu (áp dụng thuế suất 0%).
• Tờ khai hải quan B11 đã thông quan, kèm vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển đến khu phi thuế quan.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ đối tác nước ngoài (nếu giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên).
• Giấy xác nhận của cơ quan hải quan về việc hàng hóa đã được giao tại khu phi thuế quan và không tái nhập nội địa.

Hồ sơ phải được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày xuất khẩu, theo Điều 19 Nghị định 134/2016/NĐ-CP.

Quy trình hoàn thuế GTGT

Bước 1: Kê khai và nộp hồ sơ hoàn thuế

Quý công ty lập tờ khai hoàn thuế theo mẫu quy định và nộp hồ sơ đầy đủ cho Chi cục Thuế quản lý. Thời hạn nộp là cuối tháng tiếp theo sau quý phát sinh xuất khẩu hoặc theo kỳ hoàn thuế tạm tính nếu áp dụng. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra sơ bộ hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc để xác nhận tính hợp lệ.

Xem thêm: Các bạn cho mình hỏi công ty mình mới làm thông báo giải thể lên Sở Kế hoạch và Đầu tư và có kết quả rồi, giờ mình làm báo cáo tài chính cho kỳ 2026 thì mình vẫn chọn mẫu báo cáo cho doanh nghiệp hoạt động không liên tục hay sao ạ, công ty mình theo Thông tư 133 ạ.

Bước 2: Kiểm tra và xác minh hồ sơ

Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ, có thể yêu cầu bổ sung hoặc xác minh thực tế tại khu phi thuế quan qua phối hợp với Hải quan. Thời gian kiểm tra không quá 40 ngày đối với hoàn thuế lần đầu, hoặc 60 ngày nếu có yếu tố phức tạp, theo Điều 21 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Nếu phát hiện sai sót, Quý công ty phải điều chỉnh và nộp bổ sung.

Bước 3: Quyết định hoàn thuế và nhận tiền

Sau khi kiểm tra, cơ quan thuế ban hành quyết định hoàn thuế bằng văn bản. Số tiền hoàn sẽ được chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Quý công ty trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày quyết định có hiệu lực. Nếu bị từ chối, Quý công ty có quyền khiếu nại theo Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp Quý công ty tránh các rủi ro phạt hành chính trên số tiền hoàn thuế sai phạm (theo Luật Quản lý thuế 2019), đồng thời tối ưu hóa dòng tiền kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.