Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Cơ sở pháp lý
Việc cơ quan thuế yêu cầu giải trình doanh thu kê khai thấp hơn so với ngành nghề tương tự được quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (về kiểm tra, thanh tra và giải trình số liệu thuế), Nghị định 126/2020/NĐ-CP (quy định chi tiết về quản lý thu nhập chịu thuế và giải trình số liệu), Nghị định 117/2025/NĐ-CP (quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, bao gồm các trường hợp kê khai không chính xác), và Thông tư 80/2021/TT-BTC (hướng dẫn về quản lý thuế đối với doanh nghiệp, đặc biệt quy định về việc cung cấp thông tin và giải trình). Các quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong kê khai thuế, tránh tình trạng trốn tránh nghĩa vụ thuế. Nếu không giải trình đầy đủ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt số tiền thuế thiếu, cụ thể tùy mức độ vi phạm theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để giải trình hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung vào việc chứng minh doanh thu kê khai là hợp lý và phù hợp với thực tế hoạt động. Các hồ sơ chính bao gồm:
- Hóa đơn, chứng từ mua bán hàng hóa, dịch vụ chứng minh doanh thu thực tế, bao gồm cả hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Sổ sách kế toán chi tiết (sổ cái, sổ quỹ, sổ theo dõi doanh thu) từ phần mềm kế toán hoặc sổ tay, phản ánh đúng quy trình ghi nhận doanh thu theo Luật Quản lý thuế 2019.
- Hợp đồng kinh tế với khách hàng, đối tác, kèm theo biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ để chứng minh quy mô hoạt động thực tế.
- Báo cáo phân tích lý do doanh thu thấp hơn ngành (ví dụ: ảnh hưởng thị trường, cạnh tranh cao, hoặc mở rộng thị trường mới), có thể kèm dữ liệu thống kê từ nguồn uy tín như Tổng cục Thống kê hoặc hiệp hội ngành.
- Giấy tờ chứng minh tình hình kinh doanh cụ thể như báo cáo tài chính quý/năm, biên bản họp nội bộ về chiến lược kinh doanh, hoặc thư xác nhận từ khách hàng lớn.
Quy trình giải trình
Quy trình giải trình cần được thực hiện kịp thời trong thời hạn cơ quan thuế yêu cầu (thường 10-30 ngày theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP) để tránh bị coi là không hợp tác. Các bước cụ thể như sau:
Xem thêm: Tôi có phát sinh khoản thu nhập khác ngoài bán hàng, vậy có cần kê khai riêng không?
Bước 1: Tiếp nhận và phân tích thông báo từ cơ quan thuế
Ngay khi nhận thông báo yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần đọc kỹ nội dung, xác định khoảng thời gian và chỉ số cụ thể bị nghi vấn (như doanh thu thấp hơn trung bình ngành 20-50%). Phân tích nguyên nhân nội bộ để chuẩn bị lập luận logic, đồng thời thu thập dữ liệu so sánh với doanh nghiệp tương tự trong cùng khu vực hoặc ngành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Bước này giúp tránh sai sót và tập trung vào các chứng cứ chính, mất khoảng 2-5 ngày tùy quy mô.
Bước 2: Soạn thảo văn bản giải trình và đính kèm hồ sơ
Lập văn bản giải trình chính thức theo mẫu tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nêu rõ lý do doanh thu thấp (ví dụ: do dịch bệnh hoặc thay đổi chính sách thị trường), kèm dữ liệu số liệu cụ thể và hồ sơ chứng minh. Đảm bảo văn bản ngắn gọn, logic, trích dẫn cơ sở pháp lý liên quan như Luật Quản lý thuế 2019. Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ để tránh bổ sung sau, thường mất 3-7 ngày với sự hỗ trợ của kế toán viên.
Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi phản hồi
Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương hoặc qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký kinh doanh (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC). Giữ biên nhận nộp và theo dõi tiến trình trong 15-30 ngày. Nếu cần, bổ sung thêm thông tin theo yêu cầu bổ sung từ cơ quan thuế. Sau khi giải trình, doanh nghiệp có thể bị kiểm tra thực tế nếu hồ sơ chưa thuyết phục, dẫn đến điều chỉnh thuế nếu phát hiện sai sót.
Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của kê khai, giảm rủi ro bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính.
Tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp tránh các khoản phạt nặng nề mà còn nâng cao uy tín kinh doanh và đảm bảo dòng tiền ổn định. Việc giải trình kịp thời còn hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện quy trình kế toán nội bộ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận