Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí nhân công được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC và Thông tư 111/2013/TT-BTC, chi phí nhân công chỉ được khấu trừ khi đáp ứng các điều kiện sau: phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật; và phù hợp với chế độ kế toán. Đối với hộ kinh doanh, nếu áp dụng phương pháp kê khai thì chi phí này cần chứng minh rõ ràng để tránh bị loại khi quyết toán thuế. Nếu chỉ nộp thuế khoán, chi phí nhân công không được khấu trừ mà chỉ dùng để xác định doanh thu chịu thuế.

Yêu cầu về hợp đồng lao động và chứng từ chứng minh

Xem thêm: Em xin hỏi trường hợp hộ kinh doanh bị cơ quan thuế ấn định doanh thu trong nhiều năm liên tiếp do sổ sách không rõ ràng, hiện tại muốn làm lại toàn bộ hệ thống kế toán cho minh bạch từ năm nay, vậy có cần chủ động điều chỉnh lại các năm trước hay chờ khi bị yêu cầu mới xử lý, và hướng đi nào sẽ ít rủi ro hơn trong dài hạn ạ?

Luật Lao động 2019 quy định lao động thời vụ dưới 01 tháng không bắt buộc ký hợp đồng lao động bằng văn bản, mà có thể thỏa thuận miệng hoặc bằng văn bản khác (như phiếu tuyển dụng). Tuy nhiên, để chi phí nhân công được công nhận là hợp lệ cho mục đích thuế TNDN theo Luật Thuế TNDN 2025, cần có các chứng từ sau:

• Thỏa thuận lao động (dù miệng nhưng phải có xác nhận của hai bên hoặc chứng cứ gián tiếp như phiếu chi tiền lương).
• Bảng chấm công hoặc danh sách lao động tham gia (ghi rõ ngày công, giờ làm, họ tên người lao động).
• Chứng từ thanh toán (phiếu chi, chuyển khoản ngân hàng hoặc biên nhận nhận tiền mặt có chữ ký người nhận).

Nếu thiếu bảng chấm công rõ ràng hoặc hợp đồng, cơ quan thuế có thể coi chi phí này không có chứng từ đầy đủ, dẫn đến loại trừ khi kiểm tra.

Xem thêm: Anh/chị cho tôi hỏi nếu hộ kinh doanh không lưu trữ đầy đủ dữ liệu bán hàng từ đầu năm mà chỉ còn số tổng cuối kỳ, thì khi bị kiểm tra có bị xử phạt không?

Hậu quả nếu bị kiểm tra và cách xử lý

Khi bị kiểm tra thuế (theo Luật Quản lý thuế 2019), nếu chi phí nhân công không có chứng từ hợp pháp, cơ quan thuế sẽ loại khoản chi này khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN. Mức phạt hành chính có thể tính trên số tiền thuế thiếu (theo Luật Quản lý thuế 2019), cụ thể tùy mức độ vi phạm; nếu trốn thuế thì phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế. Để tránh rủi ro, hộ kinh doanh nên bổ sung chứng từ ngay lập tức bằng cách lập biên bản xác nhận công việc đã làm và thanh toán cho người lao động, kèm chữ ký hai bên. Nếu kiểm tra đã diễn ra, có thể khiếu nại theo quy trình tại Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ đầy đủ chứng từ giúp hộ kinh doanh tránh phạt, tối ưu hóa chi phí khấu trừ thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Tuân thủ còn giảm rủi ro tranh chấp lao động theo Luật Lao động 2019. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.