Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định về hợp đồng lao động với nhân viên thời vụ
Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động cho nhân viên thời vụ theo ca có thể được thỏa thuận bằng lời nói mà không bắt buộc phải lập thành văn bản. T
uy nhiên, để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và làm cơ sở chứng minh quan hệ lao động, doanh nghiệp nên lập hợp đồng lao động bằng văn bản đơn giản, ghi rõ thời gian làm việc, mức lương, ca làm và các điều khoản cơ bản.
Việc không ký hợp đồng có thể dẫn đến tranh chấp lao động nếu nhân viên khiếu nại, nhưng không trực tiếp làm vô hiệu hóa quan hệ lao động nếu có chứng cứ khác
Yêu cầu chứng từ cho chi phí tiền lương
Để chi phí tiền lương được coi là hợp lệ và khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp phải có chứng từ đầy đủ theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung) và Thông tư 18/2026/TT-BTC. Các chứng từ cần thiết bao gồm:
- Hợp đồng lao động
- Bảng chấm công hoặc ghi chú ca làm việc (phải có chữ ký của nhân viên để xác nhận).
- Chứng từ thanh toán lương
- Bảng lương chi tiết, liệt kê mức lương, các khoản khấu trừ (nếu có).
Việc chỉ ghi chú trong sổ mà không có chữ ký xác nhận hoặc biên nhận sẽ không đủ điều kiện làm chứng từ hợp lệ, dẫn đến khó chứng minh chi phí thực tế phát sinh.
Rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra
Khi cơ quan thuế kiểm tra (theo Luật Quản lý thuế 2019), nếu chi phí tiền lương thiếu chứng từ đầy đủ, khoản chi này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, theo Thông tư 18/2026/TT-BTC. Cụ thể:
- Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế TNDN với mức thuế suất 20% trên khoản chi bị loại.
- Phạt vi phạm hành chính từ 20% đến 100% số thuế truy thu
Ngoài ra, theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012 và 2014), doanh nghiệp phải khấu trừ và nộp thay thuế TNCN cho nhân viên. Nếu không kê khai, có thể bị phạt chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.
Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên bổ sung chứng từ ngay lập tức bằng cách yêu cầu nhân viên ký xác nhận biên nhận tiền lương và chấm công hồi tố (nếu còn liên hệ được), đồng thời kê khai bổ sung thuế TNCN nếu chưa thực hiện.
Để đảm bảo chi phí hợp lệ trong tương lai, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập hợp đồng lao động đơn giản
Doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng thời vụ bằng văn bản theo mẫu tại Bộ luật Lao động 2019 (Phụ lục), ghi rõ thông tin nhân viên, thời gian ca làm, mức lương giờ/ca và phương thức thanh toán. Hợp đồng này giúp chứng minh quan hệ lao động và là cơ sở khấu trừ thuế TNCN. Thời gian thực hiện: ngay khi tuyển dụng, ký trước khi nhân viên bắt đầu làm việc.
Bước 2: Thiết lập hệ thống chứng từ thanh toán
Ghi chép bảng chấm công hàng ngày với chữ ký nhân viên, lập bảng lương hàng tháng và yêu cầu nhân viên ký biên nhận nhận tiền mặt. Nếu trả qua ngân hàng, lưu sao kê giao dịch. Các chứng từ này phải lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Đồng thời, khấu trừ thuế TNCN (nếu áp dụng) và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 20 tháng sau.
Bước 3: Kê khai và nộp thuế định kỳ
Hàng quý hoặc năm, kê khai chi phí lương vào tờ khai quyết toán thuế TNDN và thuế TNCN.. Nếu phát hiện thiếu sót, nộp bổ sung trước khi kiểm tra để giảm phạt. Sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi, đảm bảo tính minh bạch.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh truy thu thuế, giảm rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí hoạt động. Đồng thời, bảo vệ quyền lợi nhân viên, góp phần xây dựng môi trường kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận