Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử khi thay đổi cơ quan thuế quản lý

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi doanh nghiệp thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) với cơ quan thuế mới. Doanh nghiệp cập nhật thông tin như mã số thuế, địa chỉ, phần mềm sử dụng để đảm bảo hóa đơn được quản lý đúng cơ quan thuế

Luật Quản lý thuế 2019 cũng quy định doanh nghiệp phải thông báo kịp thời các thay đổi liên quan đến đăng ký thuế, bao gồm thông tin hóa đơn, nhằm tránh sai sót trong kê khai và sử dụng.

Quy trình đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Xem thêm: Công ty có chế độ đóng thuế thu nhập cá nhân phát sinh cho nhân viên, không trừ vào lương. Thì khi làm tờ khai có phải thể hiện số tiền thuế khấu trừ không ạ?

Việc lập và gửi tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT qua phần mềm Misa là bước đầu tiên đúng quy định, nhưng nếu chưa được chấp nhận, cần kiểm tra và khắc phục theo quy trình sau để đảm bảo tuân thủ.

Bước 1: Kiểm tra và xác định lý do chưa chấp nhận

Doanh nghiệp cần truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan thuế mới để kiểm tra trạng thái tờ khai. Lý do phổ biến bao gồm thông tin không khớp với đăng ký kinh doanh, lỗi kỹ thuật phần mềm Misa, hoặc thiếu tài liệu đính kèm. Cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 1-3 ngày làm việc; nếu quá hạn, doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 2: Khắc phục và nộp lại tờ khai

Sau khi xác định lỗi, kế toán sử dụng phần mềm Misa để chỉnh sửa tờ khai (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đính kèm các tài liệu cần thiết như quyết định thay đổi cơ quan thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới. Nộp lại qua hệ thống điện tử, đảm bảo chữ ký số hợp lệ. Quy trình này phải hoàn thành trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi cơ quan thuế, để tránh gián đoạn hoạt động.

Bước 3: Theo dõi và nhận xác nhận

Sau khi nộp lại, theo dõi thông báo chấp nhận qua email hoặc cổng etax. Khi được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ cấp mã xác nhận và doanh nghiệp có thể sử dụng HĐĐT với thông tin mới. Nếu chậm trễ do lỗi của cơ quan thuế, doanh nghiệp được miễn trách nhiệm theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Anh chị cho hỏi: em khai thừa một số tài khoản cá nhân trong số hiệu ví điện tử etax. Anh chị biết cách hủy một tài khoản, giúp em với ạ

Khả năng xuất hóa đơn điện tử trong trường hợp tờ khai chưa được chấp nhận

Trong tình huống tờ khai thay đổi đã gửi nhưng chưa được chấp nhận, doanh nghiệp chưa thể xuất hóa đơn điện tử hợp lệ với thông tin cơ quan thuế mới. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn chỉ có giá trị khi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận; nếu xuất hóa đơn sai thông tin, hóa đơn sẽ bị coi là không hợp pháp, dẫn đến phạt hành chính

Doanh nghiệp nên tạm dừng xuất hóa đơn mới và sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn từ cơ quan thuế cũ trong thời gian chờ, đồng thời liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể nhằm tránh rủi ro pháp lý.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thay đổi thông tin HĐĐT giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo hóa đơn có giá trị khấu trừ thuế và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, giảm thiểu rủi ro kiểm tra sau từ cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.