Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân loại hộ kinh doanh nhóm 2 và yêu cầu sổ sách kế toán

Hộ kinh doanh nhóm 2 là hộ có tổng doanh thu hàng năm từ 500 triệu đồng – 3 tỷ đồng, theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh. Nhóm này phải áp dụng chế độ kế toán đơn giản, sử dụng các sổ sách theo mẫu quy định, trong đó sổ S02a (sổ chi tiết tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho) có phần ghi nhận số hiệu chứng từ để theo dõi nguồn gốc và tính hợp pháp của các giao dịch. Việc ghi số hiệu chứng từ vào sổ S02a nhằm đảm bảo tính minh bạch, dễ kiểm tra và tuân thủ nguyên tắc kế toán cơ bản theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Các loại chứng từ cần lập cho sổ S02a

Để điền phần số hiệu chứng từ trong sổ S02a, hộ kinh doanh nhóm 2 phải lập và lưu trữ các chứng từ kế toán gốc theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC. Các chứng từ này phải được lập đầy đủ, hợp pháp và có số hiệu rõ ràng để ghi chép vào sổ. Cụ thể, các loại chứng từ chính bao gồm:

Xem thêm: Xin chào cả nhà ạ, hiện tại em vừa lên hộ kinh doanh nhóm 2 thuộc lĩnh vực phòng khám chữa bệnh. Mọi người cho em hỏi thì bên em khi siêu âm hay chụp phim có khách hàng lúc xuất hóa đơn từ máy tính tiền thì mình xuất như thế nào vậy ạ, em cũng chưa rành đầu vào để có mà xuất đầu ra. Nhờ anh chị hướng dẫn giúp em ạ.

• Phiếu nhập kho: Lập khi nhận hàng hóa, tài sản vào kho, ghi nhận số lượng, đơn giá và tổng giá trị theo mẫu quy định tại Phụ lục Thông tư Thông tư 18/2021/TT-BTC. Chứng từ này dùng để ghi tăng tài sản cố định hoặc hàng tồn kho trong sổ S02a.
• Phiếu xuất kho: Lập khi xuất hàng hóa, vật tư ra sử dụng hoặc bán, bao gồm thông tin người nhận, lý do xuất và chữ ký xác nhận. Đây là chứng từ bắt buộc để ghi giảm tồn kho trong sổ S02a, đảm bảo kiểm soát dòng chảy hàng hóa.
• Phiếu thu: Sử dụng cho các khoản thu tiền mặt hoặc chuyển khoản từ bán hàng, dịch vụ, với nội dung chi tiết về người nộp, số tiền và mục đích. Theo Nghị định 68/2021/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý hộ kinh doanh, chứng từ này hỗ trợ ghi nhận doanh thu liên quan đến tài sản trong sổ S02a.
• Phiếu chi: Lập cho các khoản chi tiền mặt mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ hoặc hàng tồn kho, bao gồm hóa đơn GTGT (nếu áp dụng) hoặc biên lai thuế. Chứng từ này dùng để ghi tăng giá trị tài sản trong sổ S02a và phải lưu trữ ít nhất 10 năm theo Thông tư Nghị định 68/2021/NĐ-CP.
• Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử: Theo Thông tư 18/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh nhóm 2 phải sử dụng hóa đơn điện tử cho giao dịch bán hàng, với số hiệu hóa đơn được ghi trực tiếp vào sổ S02a để theo dõi doanh thu từ hàng tồn kho.

Quy trình lập và ghi chứng từ vào sổ S02a

Việc lập chứng từ và ghi vào sổ S02a cần tuân thủ quy trình đơn giản sau để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC:

Bước 1: Xác định giao dịch và chuẩn bị chứng từ gốc

Khi phát sinh giao dịch liên quan đến tài sản, công cụ dụng cụ hoặc hàng tồn kho (như mua sắm, xuất nhập), chủ hộ kinh doanh phải lập ngay chứng từ gốc (phiếu thu/chi, hóa đơn) với đầy đủ thông tin theo mẫu tại Thông tư 152/2025/TT-BTC. Đảm bảo chứng từ có chữ ký của ít nhất hai người (chủ hộ và người thực hiện) để tránh sai sót và dễ kiểm toán sau này. Thời hạn lập không quá 7 ngày kể từ ngày giao dịch.

Xem thêm: Em ở nhóm 2 từ 500 đến 3 tỷ có cần phải có hóa đơn điện tử đầu vào không ạ? Vì nhiều lúc mua lại của các hộ kinh doanh dưới 500 triệu/ năm họ không xuất hóa đơn điện tử.

Bước 2: Ghi số hiệu chứng từ vào sổ S02a

Sau khi lập chứng từ, ghi ngay số hiệu (ví dụ: PKNK-001 cho phiếu nhập kho số 001) vào cột tương ứng của sổ S02a, kèm ngày tháng và mô tả giao dịch ngắn gọn. Sổ S02a phải được ghi theo nguyên tắc kép (tăng/giảm), đảm bảo tổng hợp khớp với sổ cái S01. Nếu sử dụng phần mềm kế toán, hệ thống sẽ tự động liên kết số hiệu chứng từ với sổ sách.

Bước 3: Lưu trữ và kiểm tra định kỳ

Lưu chứng từ gốc kèm sổ S02a tại trụ sở hộ kinh doanh, kiểm tra hàng tháng để phát hiện sai lệch. Theo Nghị định 68/2021/NĐ-CP, nếu không lập chứng từ đầy đủ, hộ có thể bị phạt tùy mức độ vi phạm tại Điều 28. Hàng năm, sổ S02a phải được tổng hợp để kê khai thuế theo quy định.

Tuân thủ việc lập chứng từ cho sổ S02a giúp hộ kinh doanh nhóm 2 tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo minh bạch tài chính và dễ dàng vay vốn hoặc mở rộng kinh doanh. Việc này cũng hỗ trợ kiểm soát chi phí hiệu quả, góp phần nâng cao uy tín với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.