Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cách hạch toán chi phí đi lại và ăn ở phát sinh khi nhân viên đi công tác

Đối với hộ kinh doanh nhóm 2 việc hạch toán chi phí công tác được thực hiện đơn giản qua sổ sách ghi chép doanh thu – chi phí, nhằm xác định thu nhập chịu thuế và quản lý nội bộ. Chi phí đi lại (như vé máy bay, tàu xe, xăng dầu) và ăn ở (lưu trú, bữa ăn) được ghi nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ nếu phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh. Những chi phí này không được khấu trừ trực tiếp như doanh nghiệp mà chỉ dùng để hỗ trợ quyết toán thuế nếu cơ quan thuế kiểm tra, dựa trên tỷ lệ chi phí ước tính

Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động (hộ kinh doanh) phải chịu trách nhiệm chi trả chi phí công tác hợp lý cho nhân viên, bao gồm đi lại và ăn ở, với mức cụ thể do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc nội quy lao động. Khi hạch toán, hộ kinh doanh ghi nhận tổng chi phí vào sổ chi phí kinh doanh hàng tháng/quý.

Xem thêm: Cho em hỏi chút về chi phí lãi vay. Hộ kinh doanh nhà em có vay ngân hàng 2 tỷ để mở rộng kinh doanh, lãi suất 10%/năm. Khoản lãi vay này có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế không? Cần giấy tờ gì để chứng minh ạ?

Việc hạch toán phải đảm bảo tính trung thực, tránh thổi phồng để né thuế, nếu phát hiện sai sót có thể bị phạt từ 20% đến 100% số thuế trốn theo Luật Quản lý thuế 2019.

Chứng từ cần thiết để chứng minh chi phí

Xem thêm: Em bán hàng online, khách chuyển khoản cả tiền ship, nhưng tiền ship không xuất hóa đơn. Vậy số tiền chuyển khoản và hóa đơn không khớp nhau có sao không ạ?

Để chi phí công tác được công nhận hợp lệ khi kiểm tra thuế hoặc quyết toán với nhân viên, hộ kinh doanh phải lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc. Các chứng từ phải thể hiện rõ tính chất công tác, người thực hiện và liên quan đến kinh doanh. Dưới đây là danh sách chứng từ chính:

• Giấy cử đi công tác (do chủ hộ ký, nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm và nhân viên tham gia).
• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp cho chi phí ăn ở (khách sạn, nhà hàng), theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.
• Vé phương tiện đi lại (vé máy bay, tàu hỏa, xe khách) hoặc biên lai xăng dầu, kèm theo hợp đồng vận chuyển nếu áp dụng.
• Phiếu chi tiền mặt hoặc sao kê ngân hàng chứng minh việc thanh toán chi phí.
• Báo cáo công tác sau chuyến đi
• Nếu thiếu chứng từ, chi phí có thể không được chấp nhận, dẫn đến truy thu thuế và phạt hành chính

Việc tuân thủ hạch toán và lưu trữ chứng từ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro kiểm tra thuế, tối ưu hóa quản lý chi phí và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên theo pháp luật lao động. Đồng thời, hỗ trợ minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, giảm thiểu tranh chấp nội bộ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.