Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý về kê khai doanh thu từ sàn thương mại điện tử

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 38/2019/QH14 doanh thu từ hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử (TMĐT) phải được kê khai theo thời điểm phát sinh, tức là khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc vào thời điểm tiền về tài khoản.

Thông tư 18/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế việc xác định doanh thu tính thuế đối với cá nhân kinh doanh, yêu cầu phải có chứng từ đáng tin cậy để chứng minh doanh thu từng kỳ.

Cách xử lý khi không lưu báo cáo doanh thu chi tiết

Xem thêm: Không biết mọi người xử lý sao chứ em đang rất rối. Em bán đồ handmade, mỗi đơn đều làm theo yêu cầu, khách thường đặt cọc trước 30–50%. Có đơn khách đặt xong rồi huỷ, em hoàn lại tiền cọc. Sao kê ngân hàng thì tiền vào ra liên tục. Những khoản đặt cọc rồi hoàn như vậy có cần kê khai không ạ?

Việc tiền về theo đợt không ảnh hưởng đến việc kê khai doanh thu từng ngày, vì cơ quan thuế tập trung vào thời điểm giao dịch thực tế. Nếu không tải báo cáo về lưu trữ, Anh/Chị có thể thu thập dữ liệu thay thế để tái tạo doanh thu theo ngày, đảm bảo tính chính xác và tránh rủi ro truy thu thuế hoặc phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2019

• Yêu cầu sàn TMĐT cung cấp báo cáo giao dịch chi tiết. Anh/Chị cần đăng nhập và tải dữ liệu lịch sử
• Sử dụng sao kê ngân hàng và chứng từ liên quan: Kết hợp dữ liệu tiền về từ sàn với lịch sử đơn hàng để phân bổ doanh thu theo ngày giao dịch. Nếu không có, có thể yêu cầu ngân hàng cung cấp sao kê chi tiết giao dịch nhận tiền từ sàn.
• Áp dụng phương pháp ước tính nếu dữ liệu hạn chế: nếu không chứng minh được doanh thu chính xác, cơ quan thuế có thể áp dụng hệ số ngành nghề để ước tính nhưng Anh/Chị nên chủ động thu thập để tránh mức phạt cao hơn.

Quy trình tái tạo và kê khai doanh thu từng ngày

Bước 1: Thu thập dữ liệu từ sàn TMĐT

Đăng nhập tài khoản người bán trên sàn, truy cập phần báo cáo doanh thu hoặc lịch sử đơn hàng. Chọn khoảng thời gian cần kê khai, tải file Excel/CSV chứa thông tin đơn hàng theo ngày. Nếu sàn không hỗ trợ tải lịch sử xa, liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng của sàn để yêu cầu cung cấp dữ liệu theo quy định

Bước 2: Phân tích và phân bổ doanh thu

Xem thêm: Em xin hỏi thêm một vấn đề nữa. Em bán đồ nội thất, mỗi đơn hàng giá trị lớn, khách thanh toán làm nhiều đợt. Có đợt chuyển khoản ghi rõ, có đợt không ghi nội dung. Khi đối chiếu thì em rất khó gắn từng khoản với từng đơn hàng. Trường hợp này có rủi ro gì không ạ?

Sử dụng phần mềm kế toán hoặc Excel để tổng hợp dữ liệu từ báo cáo sàn, phân bổ doanh thu theo ngày phát sinh. Kết hợp với sao kê ngân hàng để đối chiếu, loại trừ các khoản hoàn tiền hoặc phí sàn. Đảm bảo tính nhất quán với nguyên tắc kế toán, ghi nhận doanh thu thuần sau khi trừ chiết khấu.

Bước 3: Kê khai bổ sung và nộp cho cơ quan thuế

Lập tờ khai thuế GTGT theo mẫu 01/GTGT (theo Thông tư 18/2026/TT-BTC), điều chỉnh doanh thu theo ngày trong kỳ kê khai bổ sung. Nộp qua hệ thống iHTKK hoặc eTax trước hạn, kèm theo biên bản giải trình và chứng từ thu thập được. Nếu phát hiện sai sót trước khi kiểm tra, áp dụng quy định tự giác kê khai tại Luật Quản lý thuế để giảm phạt (chỉ 10% số thuế nếu tự phát hiện).

Việc tuân thủ kê khai doanh thu chính xác giúp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, hỗ trợ Anh/Chị dễ dàng tiếp cận các chính sách ưu đãi thuế cho hộ kinh doanh cá thể. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.