Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân tích tình huống pháp lý

Tình huống Anh/Chị gặp phải liên quan đến hóa đơn đầu vào không đúng thực tế giao dịch, cụ thể là số lượng hàng hóa nhận được ít hơn số lượng ghi trên hóa đơn và sai mã hàng (mã số định danh sản phẩm). Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn phải phản ánh đúng nội dung giao dịch thực tế, bao gồm số lượng, mã hàng và giá trị. Việc ép buộc nhận hóa đơn sai có thể cấu thành vi phạm hợp đồng mua bán theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015, dẫn đến rủi ro về thuế và kế toán cho hộ kinh doanh, đặc biệt khi Anh/Chị bán hàng qua sàn thương mại điện tử (TMĐT) và sử dụng hóa đơn điện tử tự tạo. Hóa đơn đầu vào sai sẽ ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo Luật Thuế GTGT 2024, và có thể bị cơ quan thuế từ chối nếu phát hiện sai sót trong kê khai.

Quyền lợi và rủi ro của hộ kinh doanh

Là hộ kinh doanh cá thể, Anh/Chị có quyền từ chối nhận hóa đơn không đúng thực tế theo nguyên tắc tự nguyện trong giao dịch dân sự (Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015). Nếu đã nhận và thanh toán, Anh/Chị có thể yêu cầu nhà cung cấp (công ty lớn) điều chỉnh hoặc hoàn tiền phần chênh lệch. Rủi ro lớn nhất là bị phạt hành chính về hóa đơn sai theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng nội dung giao dịch; nếu liên quan đến gian lận thuế, mức phạt có thể cao hơn hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015. Với bán qua sàn TMĐT, Anh/Chị không thể tự tạo hóa đơn đầu vào sai mã hàng, nên cần xử lý kịp thời để tránh ảnh hưởng đến báo cáo thuế hàng quý hoặc hàng năm.

Xem thêm: Công ty em có nhận được mail yêu cầu giải trình số tiền chênh lệch đầu vào và đầu ra của tờ khai thuế giá trị gia tăng quý 3/2025, vậy em có bị phạt gì không ạ, và em soát lại thấy có bị sai số tiền ạ, em mới nên không rõ nhờ anh chị giúp em với ạ.

Các bước xử lý tối ưu

Để xử lý tối ưu, Anh/Chị nên ưu tiên đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp trước khi khiếu nại cơ quan nhà nước, nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Dưới đây là quy trình cụ thể, dựa trên quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn hóa đơn điện tử và các quy định dân sự liên quan.

Bước 1: Thu thập chứng cứ và liên hệ nhà cung cấp

Ngay lập tức, Anh/Chị cần lưu giữ tất cả chứng cứ chứng minh sai sót, bao gồm biên bản giao nhận hàng hóa thực tế (ảnh chụp, biên nhận vận chuyển), hợp đồng mua bán và hóa đơn gốc. Sau đó, gửi văn bản khiếu nại chính thức (qua email hoặc thư bảo đảm) đến nhà cung cấp, yêu cầu điều chỉnh hóa đơn theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hóa đơn điện tử có thể điều chỉnh bằng thông báo hoặc lập hóa đơn thay thế). Thời hạn yêu cầu là trong vòng 7 ngày kể từ ngày phát hiện sai sót để tránh hết hạn kê khai thuế. Nếu nhà cung cấp đồng ý, họ sẽ lập biên bản điều chỉnh và gửi hóa đơn mới, giúp Anh/Chị cập nhật vào sổ sách kế toán mà không mất phí phạt.

Bước 2: Khiếu nại cơ quan thuế nếu không được giải quyết

Nếu nhà cung cấp từ chối, Anh/Chị nộp đơn khiếu nại đến Chi cục Thuế quản lý địa phương (nơi hộ kinh doanh đăng ký) theo Điều 116 Luật Quản lý thuế 2019. Hồ sơ khiếu nại bao gồm:

Xem thêm: Anh chị nhà mình đã có ai đăng ký được bảo hiểm cho chủ hộ kinh doanh trên dịch vụ công chưa ạ. Em được cấp mã bảo hiểm rồi nhưng lên dịch vụ công đăng ký không được, báo gửi mật khẩu về email mà không thấy có. Có ai bị như em không ạ, huhu.

• Đơn khiếu nại (mẫu theo Phụ lục Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
• Bản sao hóa đơn sai và chứng cứ giao dịch thực tế.
• Hợp đồng mua bán và biên bản giao nhận.

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và yêu cầu nhà cung cấp lập hóa đơn điều chỉnh trong vòng 10 ngày làm việc. Nếu phát hiện vi phạm từ phía nhà cung cấp, họ có thể bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, và Anh/Chị được hoàn thuế GTGT chênh lệch nếu chứng minh được.

Bước 3: Khởi kiện dân sự nếu cần thiết

Trường hợp đàm phán và khiếu nại thuế thất bại, Anh/Chị có thể khởi kiện ra Tòa án nhân dân cấp quận/huyện theo Điều 186 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, yêu cầu bồi thường thiệt hại (phần hàng hóa thiếu và chi phí phát sinh). Thời hiệu khởi kiện là 3 năm kể từ ngày phát hiện vi phạm (Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015). Trước khi kiện, nên tham khảo ý kiến luật sư để đánh giá chứng cứ, tránh chi phí tòa án tùy giá trị tranh chấp.

Việc tuân thủ quy trình trên giúp bảo vệ quyền lợi kinh doanh, tránh rủi ro thuế và duy trì uy tín trên sàn TMĐT. Đồng thời, Anh/Chị nên kiểm tra định kỳ hóa đơn đầu vào để phát hiện sớm sai sót, đảm bảo tuân thủ Luật Quản lý thuế 2019. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.