Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý chi phí cải tạo trong hợp đồng thuê dài hạn

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 06 (VAS 06) về Hợp đồng thuê tài sản, chi phí cải tạo tòa nhà văn phòng để phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp được coi là tài sản cố định (TSCĐ) nếu đáp ứng các điều kiện vốn hóa, chẳng hạn như chi phí lớn, mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai và có thời gian sử dụng hữu ích. Khoản chi này không được ghi nhận ngay vào chi phí mà phải được phân bổ dần qua khấu hao, nhằm phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch thuê. Thông tư 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, quy định rằng chi phí cải tạo phải được khấu hao theo phương pháp đường thẳng hoặc theo sản lượng, dựa trên thời gian sử dụng ước tính.

Xem thêm: Dạ cho em hỏi xác định nhóm hộ kinh doanh sẽ dựa vào doanh thu năm 2025 hay doanh thu quý I năm 2026 ạ? Vì trước đây bên thuế có báo gia đình em doanh thu thuộc hộ kinh doanh nhóm 2, dưới 1 tỷ không cần xuất hóa đơn điện tử. Nhưng thuế mới báo lại theo nghị định mới thì sẽ dựa vào doanh thu quý I năm 2026 thì khả năng nhà em lại trên 1 tỷ thì cần phải xuất hóa đơn điện tử, tuy nhiên quý I là tháng Tết nên doanh thu sẽ cao hơn rất nhiều so với các tháng khác ạ. Nhờ mọi người hỗ trợ giúp em với ạ.

Thời gian phân bổ chi phí cải tạo

Thời gian phân bổ (khấu hao) chi phí cải tạo phải căn cứ vào thời hạn thuê ban đầu của hợp đồng, chứ không phải thời gian dự kiến sử dụng thực tế nếu tùy chọn gia hạn không chắc chắn sẽ thực hiện. Cụ thể, theo khoản 25 VAS 06, thời hạn thuê bao gồm các kỳ gia hạn chỉ khi doanh nghiệp có khả năng cao sẽ thực hiện tùy chọn đó, dựa trên các yếu tố như điều khoản hợp đồng, lịch sử thực hiện và tình hình kinh tế. Nếu điều khoản gia hạn tồn tại nhưng không có bằng chứng chắc chắn (ví dụ: không có cam kết ràng buộc hoặc dự báo kinh doanh không hỗ trợ), thì thời hạn thuê chỉ tính từ ngày bắt đầu đến hết kỳ ban đầu, thường từ 5-10 năm đối với hợp đồng thuê văn phòng dài hạn. Thông tư 20/2026/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số quy định về kế toán TSCĐ, nhấn mạnh rằng việc ước tính thời gian sử dụng phải dựa trên bằng chứng khách quan để tránh sai lệch báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần đánh giá lại hàng năm nếu có thay đổi đáng kể về khả năng gia hạn, và ghi nhận điều chỉnh khấu hao tương ứng.

Các lưu ý thực tiễn trong ghi nhận và phân bổ

Xem thêm: Trường hợp doanh nghiệp có khoản phải thu đã được xử lý xóa sổ từ năm trước nhưng năm nay khách hàng bất ngờ thanh toán lại một phần, khoản thu này hạch toán thế nào?

• Đánh giá tính chắc chắn của tùy chọn gia hạn: Doanh nghiệp phải thu thập chứng cứ như biên bản họp ban lãnh đạo, dự báo dòng tiền hoặc điều khoản hợp đồng ràng buộc để chứng minh khả năng thực hiện gia hạn; nếu không, thời hạn ban đầu là cơ sở chính.
• Phương pháp khấu hao: Áp dụng phương pháp đường thẳng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, với giá trị khấu hao hàng năm = (Giá trị TSCĐ – Giá trị thu hồi) / Thời hạn sử dụng ước tính, và thời hạn này không vượt quá thời hạn thuê.
• Tác động thuế: Việc phân bổ đúng giúp khấu trừ chi phí khấu hao hợp lý theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, tránh rủi ro kiểm tra thuế từ cơ quan thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, chính xác, giúp doanh nghiệp tránh các sai sót kế toán và rủi ro pháp lý liên quan đến thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả hơn trong dài hạn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.