Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý phân loại nhóm hộ kinh doanh

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ, hộ kinh doanh cá thể được phân loại thành các nhóm dựa trên doanh thu hàng năm để áp dụng các nghĩa vụ về hóa đơn điện tử (HĐĐT) và nộp thuế. Cụ thể, Thông tư 18/2026/TT-BTC đã điều chỉnh các quy định liên quan đến ngưỡng doanh thu, trong đó hộ kinh doanh thuộc nhóm bắt buộc sử dụng HĐĐT theo phương thức điện tử đầy đủ. Phân loại nhóm (nhóm 1 hoặc nhóm 2) chủ yếu dựa trên doanh thu năm dương lịch trước liền kề, nhằm đảm bảo tính ổn định và dự báo được cho kỳ tính thuế tiếp theo.

Xem thêm: Quán cà phê mức 2 thì ghi sổ như thế nào vậy ạ, ghi doanh thu từng ngày là được hay sao ạ, em cảm ơn ạ.

Thời điểm xác định doanh thu để phân loại nhóm

Việc xác định nhóm hộ kinh doanh cho năm 2026 sẽ dựa trên doanh thu thực tế của năm 2025, theo nguyên tắc tại Thông tư 18/2026/TT-BTC. Doanh thu năm 2025 được tính tổng hợp từ tất cả các hoạt động kinh doanh của hộ, sau khi trừ các khoản khấu trừ hợp pháp (nếu có). Cơ quan thuế sẽ thông báo phân loại nhóm dựa trên dữ liệu kê khai và quyết toán thuế năm 2025, thường trước ngày 31/12/2025 hoặc đầu năm 2026. Trường hợp hộ kinh doanh mới thành lập hoặc có biến động lớn, cơ quan thuế có thể yêu cầu ước tính doanh thu dự kiến cho năm đầu, nhưng không áp dụng nguyên tắc chỉ dựa vào một quý riêng lẻ trừ khi có quy định đặc thù từ nghị định mới.

Áp dụng đối với hóa đơn điện tử và trường hợp doanh thu quý I cao

Xem thêm: Các bạn cho mình hỏi năm ngoái bên mình thuế khoán, năm nay muốn lên nhóm 2, lên gặp quản lý nói về bán hàng khi nào gần 1 tỷ thì lên lại chứ giờ đăng ký hóa đơn nhanh lắm nhưng chưa cần thiết vì bên mình chưa biết sẽ bán được doanh thu bao nhiêu, vậy cho mình hỏi giờ khách lấy mấy trăm nghìn nhưng họ muốn mình xuất hóa đơn bán hàng thì mình phải làm như thế nào ạ? Mình phải đăng ký mua hóa đơn đúng không ạ, hay là mỗi lần khách lấy thì mình đi lên trên chi cục thuế để xuất từng lần ạ?

Hộ kinh doanh thuộc nhóm có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm (như trường hợp Anh/Chị được thông báo trước đây) không bắt buộc sử dụng HĐĐT mà có thể sử dụng hóa đơn giấy hoặc biên lai theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC. Tuy nhiên, nếu doanh thu năm 2025 vượt 1 tỷ đồng, hộ sẽ thuộc nhóm bắt buộc áp dụng HĐĐT từ ngày 01/01/2026, với mức phạt hành chính nếu vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế). Về lo ngại doanh thu quý I/2026 cao do yếu tố mùa vụ (như Tết), quy định không dựa riêng vào quý I để phân loại nhóm cho toàn năm 2026, mà vẫn lấy doanh thu cả năm 2025 làm cơ sở chính. Nếu cơ quan thuế thông báo dựa trên quý I/2026, có thể đây là biện pháp tạm thời để ước tính rủi ro (theo hướng dẫn nội bộ hoặc nghị định mới), Anh/Chị nên cung cấp dữ liệu doanh thu trung bình các quý khác để điều chỉnh, tránh phân loại sai dẫn đến áp dụng HĐĐT không cần thiết. Trong trường hợp này, hộ có thể khiếu nại quyết định của cơ quan thuế theo quy trình tại Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ đúng phân loại nhóm giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, tối ưu hóa chi phí quản lý hóa đơn và đảm bảo minh bạch trong kê khai thuế. Đồng thời, áp dụng HĐĐT sớm còn hỗ trợ kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, giảm gánh nặng hành chính lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.