Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí đào tạo nhân viên được tính là chi phí hợp lý

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (sửa đổi, bổ sung), chi phí đào tạo, bồi dưỡng nhân viên cho hộ kinh doanh được coi là chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Xem thêm: Tôi có bán hàng cho khách quen và thường xuyên giảm giá trực tiếp mà không thể hiện trên hóa đơn, vậy có ảnh hưởng gì đến việc kê khai không?

• Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của hộ kinh doanh, chẳng hạn như cử nhân viên tham gia các lớp ngắn hạn để nâng cao kỹ năng chuyên môn liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.
• Phải tuân thủ Bộ luật Lao động 2019, quy định về đào tạo nghề, đảm bảo nhân viên được cử đi học có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận rõ ràng về mục đích đào tạo.
• Không vượt quá mức quy định tại Nghị định 312/2025/NĐ-CP, ví dụ chi phí đào tạo không được tính là chi phí cá nhân hóa hoặc không liên quan đến kinh doanh.
• chi phí này phải có chứng từ hợp pháp, chứng minh tính hợp lý và không thuộc trường hợp loại trừ như chi phí đào tạo cho cá nhân không phải nhân viên.

Hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai mới được khấu trừ chi phí này khi quyết toán thuế, giúp giảm thu nhập chịu thuế một cách hợp pháp.

Hồ sơ chứng minh chi phí đào tạo

Để cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau, lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Xem thêm: Anh/chị cho hỏi nếu kê khai sai doanh thu ở quý trước thì có thể điều chỉnh ở quý sau không?

• Hóa đơn, chứng từ thanh toán chi phí đào tạo
• Hợp đồng cử nhân viên đi học hoặc biên bản cử đi đào tạo, nêu rõ mục đích, thời gian, nội dung lớp học và lợi ích cho kinh doanh.
• Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học hoặc biên bản nghiệm thu đào tạo, chứng minh nhân viên đã tham gia và áp dụng kiến thức.
• Bảng kê chi tiết chi phí, kèm danh sách nhân viên tham gia và chữ ký xác nhận của chủ hộ kinh doanh.
• Báo cáo kết quả đào tạo sau khóa học, thể hiện tác động đến hiệu quả kinh doanh, theo hướng dẫn tại Nghị định 312/2025/NĐ-CP (Điều 15).

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí khi kiểm tra thuế, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Việc tuân thủ các quy định trên không chỉ giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa chi phí thuế một cách hợp pháp mà còn nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, góp phần phát triển bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.