Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính hợp pháp của việc tạm ứng và hoàn ứng qua tài khoản cá nhân

Việc công ty chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của đại diện pháp luật với mục đích treo tiền tạm ứng là hình thức tạm ứng nội bộ, được phép theo quy định pháp luật, miễn là tuân thủ nguyên tắc minh bạch và có chứng từ hợp lệ. Theo Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020, đại diện pháp luật có quyền thực hiện các giao dịch tài chính thay mặt công ty, nhưng phải đảm bảo không lạm dụng quyền hạn để rút ruột tài sản công ty. Tuy nhiên, nếu không có hợp đồng tạm ứng rõ ràng, giao dịch này có thể bị cơ quan thuế xem xét là chi phí không hợp lý, dẫn đến không được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo Luật Thuế TNDN 2025.

Yêu cầu chứng từ và kế toán

Để giao dịch hợp lệ, công ty phải lập đầy đủ hồ sơ chứng từ, tránh tình trạng "treo" tiền không rõ nguồn gốc. Các chứng từ cần thiết bao gồm:

• Hợp đồng tạm ứng hoặc giấy tạm ứng nội bộ, nêu rõ mục đích sử dụng (thanh toán lương, hóa đơn), thời hạn hoàn ứng và trách nhiệm của đại diện pháp luật.
• Biên bản bàn giao tiền tạm ứng, ký xác nhận giữa công ty và đại diện pháp luật.
• Hóa đơn, chứng từ chi tiêu thực tế (hợp đồng lao động cho lương, hóa đơn GTGT cho các khoản khác) khi hoàn ứng.
• Phiếu thu tiền hoàn ứng từ tài khoản cá nhân đại diện pháp luật về tài khoản công ty.

Theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP (Điều 10), các chứng từ này phải được lưu trữ đầy đủ để chứng minh tính hợp pháp khi cơ quan thuế kiểm tra. Nếu thiếu, khoản tạm ứng có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, dẫn đến tăng nghĩa vụ thuế từ 20% trên số tiền không hợp lệ.

Xem thêm: Anh/chị cho mình hỏi nếu hộ kinh doanh có phát sinh khoản thu từ việc cho thuê tài sản nhỏ lẻ thì có cần kê khai riêng không?

Rủi ro và hậu quả nếu không tuân thủ

Hình thức này có rủi ro cao nếu đại diện pháp luật sử dụng tiền tạm ứng cho mục đích cá nhân hoặc chậm hoàn ứng, có thể bị coi là hành vi chiếm dụng tài sản công ty theo Điều 162 Bộ luật Hình sự 2015, với mức phạt tù từ 6 tháng đến 3 năm tùy mức độ. Về thuế, nếu không chứng minh được tính hợp lý, công ty có thể bị truy thu thuế TNDN kèm phạt chậm nộp trên số tiền truy thu (theo Luật Quản lý thuế 2019), và phạt hành chính trên số thuế trốn tránh, cụ thể theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quy trình thực hiện tạm ứng và hoàn ứng đúng quy định

Để tránh rủi ro, công ty nên thực hiện theo quy trình sau, đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm toán.

Bước 1: Lập hợp đồng tạm ứng

Công ty soạn thảo hợp đồng tạm ứng nội bộ giữa công ty và đại diện pháp luật, nêu rõ số tiền, mục đích (ví dụ: tạm ứng để thanh toán lương hoặc hóa đơn khẩn cấp), thời hạn sử dụng (thường không quá 30 ngày) và điều kiện hoàn ứng. Hợp đồng phải được ký bởi ít nhất hai người có thẩm quyền trong công ty để tránh xung đột lợi ích, theo Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020. Lưu ý ghi nhận khoản tạm ứng này vào sổ sách kế toán dưới dạng tài sản ngắn hạn, không phải chi phí ngay lập tức.

Xem thêm: Em đang phân vân không biết hộ kinh doanh có bắt buộc phải lập sổ theo dõi công nợ khách hàng không, hay chỉ cần nắm tổng doanh thu cuối ngày là đủ ạ?

Bước 2: Chuyển khoản và ghi nhận chứng từ

Chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân đại diện pháp luật qua ngân hàng, kèm nội dung "Tạm ứng nội bộ số tiền X đồng cho mục đích Y". Lập biên bản bàn giao tiền và phiếu chi tạm ứng, lưu trữ kèm sao kê ngân hàng. Theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, chứng từ này phải được hạch toán vào tài khoản 141 (Tạm ứng) trên sổ sách kế toán, đảm bảo theo dõi dòng tiền rõ ràng để tránh bị cơ quan thuế nghi ngờ giao dịch giả mạo.

Bước 3: Sử dụng và hoàn ứng

Đại diện pháp luật sử dụng tiền tạm ứng để thanh toán thực tế (lương qua chuyển khoản hoặc hóa đơn qua nhà cung cấp), thu thập chứng từ gốc. Khi hoàn ứng, chuyển tiền từ tài khoản cá nhân về tài khoản công ty kèm nội dung "Hoàn ứng tạm ứng số tiền X đồng". Lập phiếu thu và biên bản hoàn ứng, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ chi tiêu. Nếu chứng từ hợp lệ, hạch toán vào chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN; nếu không, đại diện pháp luật phải chịu trách nhiệm bồi hoàn và có thể bị xử lý kỷ luật nội bộ.

Bước 4: Kiểm tra và báo cáo định kỳ

Công ty kiểm toán nội bộ hàng quý để đảm bảo khoản tạm ứng được hoàn trả đúng hạn, báo cáo trong báo cáo tài chính theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 01). Nếu phát hiện chậm trễ, yêu cầu hoàn ứng ngay và ghi nhận lãi chậm trả nếu áp dụng theo hợp đồng. Quy trình này giúp tuân thủ Điều 52 Luật Doanh nghiệp 2020 về quản lý tài chính doanh nghiệp.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp công ty tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và đảm bảo hoạt động minh bạch, góp phần nâng cao uy tín kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.