Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện cần lập chứng từ hủy hàng

Trong trường hợp hàng hóa lỗi được đổi trả cho khách hàng và không thể bán lại, doanh nghiệp phải coi đây là hàng hóa hỏng, không còn giá trị sử dụng hoặc kinh doanh. Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp có trách nhiệm ghi nhận đầy đủ, chính xác các giao dịch kinh tế phát sinh. Việc lập chứng từ hủy hàng là bắt buộc để tránh sai lệch trong sổ sách kế toán, đồng thời đảm bảo chi phí hủy hàng được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Nếu không lập chứng từ, doanh nghiệp có thể bị loại trừ chi phí này khi quyết toán thuế, dẫn đến tăng nghĩa vụ thuế phải nộp.

Hồ sơ và chứng từ cần thiết

Để hợp thức hóa việc hủy hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định Các chứng từ chính bao gồm:

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi, shop có chương trình giảm giá cho lần mua sau nhưng không theo dõi từng khách, vậy phần giảm giá đó có cần ghi nhận riêng không?

• Biên bản kiểm kê hàng hóa lỗi (do bộ phận kho lập, xác nhận số lượng, tình trạng hỏng và lý do không bán lại được).
• Biên bản hủy hàng (có chữ ký của người có thẩm quyền như kế toán trưởng, giám đốc, và đại diện bộ phận liên quan; ghi rõ thời gian, địa điểm hủy, phương thức hủy như đốt, nghiền nát hoặc ủy quyền cho đơn vị xử lý chất thải).
• Phiếu xuất kho hủy hàng
• Hóa đơn, chứng từ gốc liên quan đến việc mua hàng lỗi ban đầu và giao dịch đổi trả với khách hàng (để chứng minh nguồn gốc).

Nếu hàng hóa thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng, cần lưu ý hoàn thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ theo quy định tại Nghị định 312/2025/NĐ-CP.

Quy trình lập và xử lý chứng từ hủy hàng

Quy trình hủy hàng cần được thực hiện theo các bước sau

Bước 1: Kiểm kê và xác định hàng lỗi

Bộ phận kho tiến hành kiểm kê ngay sau khi nhận hàng đổi trả từ khách, lập biên bản kiểm kê ghi rõ số lượng, mô tả lỗi và lý do không thể bán lại. Biên bản phải có chữ ký của ít nhất hai người chứng kiến, kèm ảnh chụp hoặc minh chứng vật lý nếu cần. Việc này giúp xác định giá trị hàng hóa cần hủy, tránh tranh chấp sau này và làm cơ sở cho ghi nhận kế toán giảm tài sản.

Xem thêm: Có một case em đang xử lý hơi rối: khách đặt combo nội thất nhưng giao nhiều đợt trong 2–3 tuần, mỗi lần giao một phần. Nếu xuất hóa đơn từng đợt thì không đúng tổng giá trị, còn đợi giao đủ mới xuất thì sợ sai thời điểm. Nên xử lý theo hướng nào cho an toàn ạ?

Bước 2: Lập biên bản hủy và thực hiện hủy

Dựa trên biên bản kiểm kê, ban lãnh đạo phê duyệt và tổ chức hủy hàng dưới sự giám sát của kế toán. Biên bản hủy phải mô tả chi tiết phương thức hủy, thời gian thực hiện và kết quả. Nếu ủy quyền cho bên thứ ba, cần hợp đồng ủy quyền và biên bản bàn giao. Bước này đảm bảo không có hành vi gian lận, đồng thời tuân thủ quy định môi trường nếu hàng hóa có yếu tố độc hại.

Bước 3: Ghi nhận kế toán và báo cáo thuế

Kế toán ghi giảm giá trị hàng tồn kho trên sổ sách theo nguyên tắc giá gốc, đồng thời hạch toán chi phí hủy vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh. Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí này được khấu trừ nếu có đầy đủ chứng từ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 312/2025/NĐ-CP nếu phát hiện sai sót trong ghi nhận chi phí, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Tuân thủ còn hỗ trợ tối ưu hóa chi phí thuế, tránh khiếu nại từ cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.