Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để tính lương sinh viên part-time vào chi phí hợp lý

Khoản tiền lương trả cho sinh viên làm việc part-time được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện sau: doanh nghiệp có ký kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng cộng tác viên hợp pháp, thể hiện rõ nội dung công việc, thời gian và mức lương; có đầy đủ chứng từ như bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản (đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt); khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân như khấu trừ 10% đối với thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên (trừ trường hợp có cam kết theo quy định). Nếu không đáp ứng các điều kiện này, khoản chi có thể bị loại khi tính chi phí được trừ.

Hồ sơ và quy trình để đảm bảo chi phí hợp lý

Xem thêm: Cả nhà mình ơi, từ 2026 hộ kinh doanh nhóm 2 thuế mới ngoài mấy sổ mới kia vẫn phải làm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, theo dõi nhập xuất tồn kho 01-2Bk, nộp tờ khai 01-CNKD hả mọi người.

Để lương sinh viên part-time được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ và thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Ký kết hợp đồng lao động

Theo Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản với sinh viên, nêu rõ thời gian làm việc part-time, mức lương (trên 2 triệu đồng/tháng), quyền lợi và nghĩa vụ. Hợp đồng phải được lưu trữ ít nhất 5 năm để làm cơ sở khấu trừ chi phí theo Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Bước 2: Thực hiện chế độ bảo hiểm và khấu trừ thuế TNCN

Nếu hợp đồng từ 1 tháng trở lên, đăng ký và đóng BHXH, BHYT, BHTN cho sinh viên theo tỷ lệ quy định tại Luật BHXH 2014 (doanh nghiệp đóng khoảng 21,5% trên quỹ lương). Đồng thời, khấu trừ thuế TNCN tại nguồn nếu thu nhập của sinh viên vượt ngưỡng miễn thuế. Chứng từ đóng BHXH và biên lai khấu trừ thuế là bắt buộc để chứng minh chi phí hợp pháp.

Xem thêm: Dạ cho em hỏi hộ kinh doanh bán tạp hóa nhưng xuất kho hàng tặng khách và sử dụng thì xuất hóa đơn giá vốn trên mặt hàng đó nhưng vậy thì nó ghi nhận doanh thu thì mình phải nộp thuế 1,5% nữa hả mọi người??

Bước 3: Lập và lưu trữ chứng từ thanh toán lương

• Bảng lương hàng tháng chi tiết, ký xác nhận của sinh viên.
• Chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt có chữ ký nhận), ưu tiên chuyển khoản để dễ kiểm tra.
• Phiếu chi hoặc hóa đơn điện tử nếu áp dụng, đảm bảo tổng chi phí không vượt quá doanh thu hợp lý.

Khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp kê khai chi phí này vào Phụ lục 01-1A/TNDN theo mẫu tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, kèm hồ sơ chứng từ để cơ quan thuế kiểm tra.

Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh bị loại chi phí khấu trừ, giảm rủi ro truy thu thuế và phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo Luật Quản lý thuế 2019.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC