Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi có ai từng bị lệch giữa số tiền thực nhận và doanh thu ghi sổ dù chênh lệch không lớn nhưng tìm mãi không ra nguyên nhân chưa ạ?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025, khoản chi phí liên quan đến hợp đồng thuê tài sản phải được xác định là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện về tính hợp lý, hợp pháp và có chứng từ hợp lệ. Cụ thể, Điều 4 Luật Thuế TNDN 2025 quy định chi phí được trừ phải gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh và được phân bổ phù hợp với thời gian sử dụng tài sản. Đồng thời, Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về quản lý chi phí, nêu rõ rằng các khoản chi trả trước cho thời gian dài (trên 1 năm) không được ghi nhận toàn bộ vào chi phí của kỳ hiện tại mà phải được phân bổ dần theo thời hạn hợp đồng để đảm bảo tính chính xác trong hạch toán kế toán và tính thuế.

Trong trường hợp hợp đồng thuê máy móc ký kết 3 năm nhưng thanh toán một lần toàn bộ giá trị thuê, doanh nghiệp không được đưa toàn bộ khoản chi này vào chi phí của năm hiện tại. Thay vào đó, khoản thanh toán trước phải được ghi nhận là tài sản dài hạn (cụ thể là "Chi phí trả trước dài hạn" theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu và thu nhập khác) và phân bổ dần theo thời hạn thuê (3 năm).

• Phân bổ theo phương pháp đường thẳng: Mỗi năm, doanh nghiệp trích một phần chi phí tương ứng với thời gian sử dụng (ví dụ: nếu tổng chi phí là 300 triệu đồng, thì mỗi năm phân bổ khoảng 100 triệu đồng vào chi phí thuê tài sản, tùy thuộc vào thời gian chính xác trong kỳ kế toán).
• Chứng từ hỗ trợ: Hợp đồng thuê phải có điều khoản rõ ràng về thời hạn, giá trị thanh toán và mục đích sử dụng; hóa đơn GTGT từ bên cho thuê; và biên bản bàn giao máy móc để chứng minh tính hợp lệ.
• Lợi ích thuế: Việc phân bổ dần giúp khoản chi phí được khấu trừ thuế TNDN hợp lý, tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ khi quyết toán, đồng thời phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch theo nguyên tắc dồn tích kế toán.

Xem thêm: Không rõ nếu khách thanh toán nhiều lần cho một đơn hàng thì nên ghi nhận từng lần hay đợi đủ rồi ghi một lần cho dễ theo dõi?

Nếu phân bổ không đúng, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế TNDN kèm phạt chậm nộp trên số thuế chậm nộp, theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ quy định phân bổ chi phí giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, tránh rủi ro kiểm tra và đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền và tuân thủ pháp luật. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.