Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 chi phí được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.

Nghị định 312/2025/NĐ-CP quy định chi tiết rằng chứng từ thanh toán phải ghi nhận rõ ràng thông tin người chuyển và người nhận tiền, đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy vết. Trong trường hợp khách hàng ủy quyền chuyển khoản qua tài khoản của người quen (như anh rể hoặc chị gái), sao kê ngân hàng chỉ hiển thị tên người chuyển hộ không đủ để chứng minh nguồn gốc giao dịch, dẫn đến rủi ro không được khấu trừ chi phí TNDN nếu cơ quan thuế kiểm tra.

Yêu cầu xác minh và lưu trữ thông tin người mua thực tế

Luật Quản lý thuế 2019 yêu cầu người nộp thuế phải lưu giữ đầy đủ chứng từ chứng minh tính hợp pháp của giao dịch, bao gồm thông tin người mua thực tế để tránh tình trạng giả mạo hóa đơn hoặc chuyển giá.

Xem thêm: Dạ cho em hỏi trường hợp mua máy móc phục vụ kinh doanh mà không có hóa đơn thì có được tính chi phí không ạ?

Đặc biệt, Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 quy định doanh nghiệp phải thực hiện biện pháp nhận biết khách hàng, xác minh danh tính người mua thực tế ngay cả khi giao dịch qua trung gian, nhằm phát hiện và báo cáo các giao dịch đáng ngờ. Nếu không xác minh, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu liên quan đến rửa tiền.

Quy trình xác minh và lưu trữ thông tin

Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình xác minh sau khi nhận thanh toán qua trung gian:

Bước 1: Yêu cầu xác nhận ủy quyền

Ngay sau khi nhận sao kê, liên hệ trực tiếp với người mua thực tế để yêu cầu văn bản ủy quyền chuyển khoản  theo Bộ luật Dân sự. Văn bản này phải ghi rõ thông tin người mua thực tế, người chuyển hộ, số tiền, mục đích giao dịch và chữ ký xác nhận của cả hai bên. Lưu trữ bản gốc hoặc bản sao có chứng thực để bổ sung vào hồ sơ kế toán.

Bước 2: Thu thập thông tin nhận dạng

Xem thêm: Tôi có bán hàng cho khách quen và thường xuyên giảm giá trực tiếp mà không thể hiện trên hóa đơn, vậy có ảnh hưởng gì đến việc kê khai không?

Yêu cầu người mua thực tế cung cấp giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) và thông tin liên lạc. Đồng thời, ghi nhận chi tiết giao dịch từ sao kê ngân hàng, bao gồm mã giao dịch, ngày giờ và số tài khoản. Sử dụng các biện pháp KYC theo Luật Phòng, chống rửa tiền 2022, như kiểm tra qua hệ thống dữ liệu quốc gia nếu cần, để xác minh tính chân thực.

Bước 3: Lưu trữ và báo cáo

Lưu toàn bộ hồ sơ (văn bản ủy quyền, sao kê, giấy tờ nhận dạng) vào hệ thống kế toán điện tử hoặc hồ sơ giấy tờ, đảm bảo bảo mật theo Luật Quản lý thuế 2019

Nếu giao dịch từ 300 triệu đồng trở lên hoặc có dấu hiệu đáng ngờ, báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam theo quy định tại Luật Phòng, chống rửa tiền 2022

Quy trình này giúp tránh rủi ro khi quyết toán thuế TNDN hàng năm.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo chi phí được khấu trừ đầy đủ và giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến rửa tiền. Đồng thời, nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.