Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện vốn hóa lãi vay vào nguyên giá tài sản

Theo quy định tại Chuẩn mực Kế toán số 16 được ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, lãi vay từ khoản vay trung hạn dùng để đầu tư máy móc (là tài sản cố định hữu hình) có thể được vốn hóa vào nguyên giá tài sản nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản vay phải được sử dụng trực tiếp để tài trợ cho việc mua sắm, xây dựng hoặc sản xuất tài sản đủ điều kiện vốn hóa, tức là tài sản phải có thời gian sử dụng hữu ích trên 1 năm và giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.
• Tài sản đang trong giai đoạn chuẩn bị sử dụng, bao gồm thời gian xây dựng cơ bản, lắp đặt và thử nghiệm, chưa đưa vào sử dụng thực tế để tạo ra doanh thu.
• Lãi vay chỉ được vốn hóa phần liên quan trực tiếp đến khoản vay cụ thể cho tài sản đó; nếu có nhiều khoản vay, doanh nghiệp phải phân bổ hợp lý dựa trên tỷ lệ sử dụng vốn.
• Doanh nghiệp phải có hệ thống kế toán theo dõi riêng biệt lãi vay phát sinh trong kỳ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, lãi vay sẽ được hạch toán vào chi phí tài chính kỳ hiện tại, không được vốn hóa.

Thời gian và phạm vi vốn hóa

Xem thêm: Hộ em bán đồ ăn sáng, tiền thu chủ yếu tiền mặt, vậy khi kê khai doanh thu có bắt buộc phải khớp với tiền nộp vào ngân hàng không?

Thời gian vốn hóa lãi vay được xác định rõ ràng theo Chuẩn mực Kế toán số 16:

• Bắt đầu từ ngày chi tiêu đầu tiên cho việc chuẩn bị hoặc xây dựng tài sản (ví dụ: ngày ký hợp đồng mua máy móc hoặc bắt đầu lắp đặt).
• Kết thúc khi tài sản sẵn sàng đưa vào sử dụng, tức là hoàn thành các hoạt động cần thiết để tài sản có thể hoạt động theo mục đích dự kiến, ngay cả nếu chưa chính thức vận hành.
• Trong giai đoạn này, chỉ lãi vay thực tế phát sinh mới được vốn hóa; nếu tạm dừng hoạt động xây dựng tạm thời (không quá 3 tháng liên tục), lãi vay vẫn được vốn hóa trừ khi tạm dừng do lý do bất khả kháng.
• Sau khi tài sản sẵn sàng sử dụng, mọi lãi vay phát sinh sẽ được ghi nhận vào chi phí tài chính, không vốn hóa nữa.

Việc xác định thời gian cần dựa trên hồ sơ chứng từ thực tế để tránh sai sót khi quyết toán thuế.

Xử lý thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, việc vốn hóa lãi vay vào nguyên giá tài sản theo đúng quy định kế toán sẽ được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), với các yêu cầu sau:

• Lãi vay phải hợp lý, không vượt quá 30% tổng chi phí được trừ cộng với lãi vay và lỗ lãi vay hoãn lại (theo quy định về giới hạn chi phí lãi vay).
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ chứng minh khoản vay dùng cho đầu tư tài sản, bao gồm hợp đồng vay, biên bản giải ngân, hóa đơn mua sắm máy móc và bảng tính lãi vay vốn hóa.
• Khi khấu hao tài sản, phần nguyên giá bao gồm lãi vay vốn hóa sẽ được tính vào chi phí khấu hao được trừ, giúp phân bổ chi phí đều đặn qua các kỳ.
• Nếu lãi vay không được vốn hóa đúng quy định, cơ quan thuế có thể loại trừ khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt trên số thuế truy thu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp nên thực hiện hạch toán đồng bộ giữa kế toán và thuế để đảm bảo tuân thủ.

Xem thêm: Mình đang nhóm 3, đầu vào có hóa đơn khoảng 50%, còn lại mua của cá nhân không có hóa đơn. Khi quyết toán có bị ấn định doanh thu không mọi người?

Hồ sơ cần thiết để chứng minh và hạch toán

Để hỗ trợ việc vốn hóa lãi vay, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ các hồ sơ sau:

• Hợp đồng vay ngân hàng trung hạn, nêu rõ mục đích sử dụng vốn cho đầu tư máy móc.
• Chứng từ chi tiêu liên quan đến xây dựng tài sản (hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu lắp đặt).
• Bảng tính toán lãi vay phát sinh trong kỳ, phân bổ phần vốn hóa dựa trên tỷ lệ chi tiêu cho tài sản.
• Biên bản bàn giao tài sản sẵn sàng sử dụng để xác định thời điểm kết thúc vốn hóa.
• Báo cáo tài chính và sổ sách kế toán chi tiết theo dõi tài khoản 241 (Xây dựng cơ bản dở dang) và 635 (Chi phí tài chính).

Việc lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015 để phục vụ kiểm tra thuế.

Việc tuân thủ quy định vốn hóa lãi vay giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí khấu trừ thuế TNDN, giảm gánh nặng tài chính và tránh rủi ro bị truy thu thuế. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính, nâng cao uy tín với ngân hàng và đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.