Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 25 Thông tư 80/2021/TT-BTC, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công chỉ từ một nơi trong năm dương lịch (không có nguồn thu nhập từ nơi khác) có quyền ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế thay. Trong trường hợp lao động làm việc từ tháng 1 đến tháng 10 năm 2025 và nghỉ việc, nếu không phát sinh thu nhập từ nơi khác trong năm, cá nhân hoàn toàn đủ điều kiện ủy quyền cho công ty cũ thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Thời gian làm việc 10 tháng không ảnh hưởng đến điều kiện này, miễn là tổng thu nhập chỉ từ một nguồn và cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên. Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản rõ ràng, nêu cụ thể phạm vi ủy quyền là quyết toán thuế TNCN cho năm 2025.

Hồ sơ ủy quyền và quyết toán

Để thực hiện ủy quyền, cá nhân cần chuẩn bị các hồ sơ sau theo yêu cầu tại Phụ lục IA Thông tư 80/2021/TT-BTC:

Xem thêm: Công ty mình hạch toán lương cho 5 nhân viên từ năm 2018, mỗi người 5 triệu, nhưng không đóng bảo hiểm thì chi phí này có bị loại ra không mọi người?

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (mẫu số 02/ĐT-TNCN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC), ký tay và ghi rõ thông tin cá nhân, mã số thuế (nếu có), và phạm vi ủy quyền.
• Bản sao hợp đồng lao động hoặc giấy xác nhận thời gian làm việc từ tháng 1 đến tháng 10/2025 do công ty cung cấp.
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu số 02/QTT-TNCN), do công ty lập dựa trên dữ liệu thu nhập và khấu trừ của cá nhân.
• Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã thực hiện trong năm (nếu có), như biên lai khấu trừ tại nguồn.

Công ty sẽ sử dụng các hồ sơ này để tổng hợp và quyết toán thay, đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót.

Quy trình thực hiện ủy quyền và quyết toán

Việc ủy quyền và quyết toán thuế TNCN được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Điều 25 và Điều 26 Thông tư 80/2021/TT-BTC, với thời hạn quyết toán chậm nhất là ngày 31/3/2026 (đối với năm 2025):

Bước 1: Cá nhân lập và ký giấy ủy quyền

Cá nhân soạn thảo giấy ủy quyền theo mẫu quy định, ký tay và gửi cho công ty trước thời hạn quyết toán (tốt nhất trước ngày 20/1/2026 để công ty kịp xử lý). Giấy ủy quyền phải nêu rõ năm quyết toán là 2025 và chỉ ủy quyền cho công ty này, tránh ủy quyền chồng chéo.

Xem thêm: Em chào mọi người! Em đang làm thủ tục giải thể công ty. Trên hệ thống thuế còn khoản thuế thu nhập cá nhân nộp thừa, lũy tiến từ 2010. Cán bộ thuế yêu cầu em phải tìm ra nguyên nhân thừa mới trước khi thực hiện kiểm tra thuế nhưng hồ sơ lưu không đầy đủ nên em không thể tìm ra được nguyên nhân. Yêu cầu này của cán bộ thuế có hợp lý không ạ? Có anh chị nào có phương án hướng dẫn em với ạ!

Bước 2: Công ty nhận ủy quyền và lập tờ khai

Sau khi nhận giấy ủy quyền hợp lệ, công ty kiểm tra thông tin thu nhập của cá nhân từ tháng 1 đến tháng 10/2025, tính toán số thuế phải nộp hoặc hoàn (nếu có), và lập tờ khai quyết toán theo mẫu 02/QTT-TNCN. Công ty chịu trách nhiệm chính xác dữ liệu, bao gồm các khoản giảm trừ gia cảnh nếu cá nhân cung cấp thêm thông tin.

Bước 3: Nộp hồ sơ quyết toán cho cơ quan thuế

Công ty nộp hồ sơ quyết toán (bao gồm tờ khai và giấy ủy quyền) qua hệ thống điện tử iHTKK hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý, trước ngày 31/3/2026. Nếu có số thuế nộp thừa, cơ quan thuế sẽ hoàn trả cho cá nhân theo thông tin ủy quyền; nếu thiếu, cá nhân phải nộp bổ sung để tránh phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm (theo Điều 134 Luật Quản lý thuế 2019).

Việc tuân thủ quy trình này giúp cá nhân tránh các rủi ro pháp lý như phạt hành chính do chậm quyết toán (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP), đồng thời đảm bảo quyền lợi hoàn thuế nếu đủ điều kiện. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.