Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử khi doanh thu dưới 500 triệu đồng

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC (quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh), tất cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc Anh/Chị đã mua và sử dụng phần mềm để kê khai tháng 11 là phù hợp với quy định này, ngay cả khi doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm (ngưỡng miễn thuế GTGT). Nếu doanh thu thực tế dưới 500 triệu đồng/năm, Anh/Chị được miễn thuế GTGT nhưng vẫn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận doanh thu và kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo phương pháp kê khai. Do đó, Anh/Chị nên tiếp tục sử dụng phần mềm thay vì bỏ, vì việc ngừng sử dụng có thể dẫn đến vi phạm quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Xử lý hóa đơn đã xuất cho khách lẻ không yêu cầu hóa đơn

Xem thêm: Mua hàng đơn nào cũng lấy hóa đơn đầu vào. Mà không xuất ra thì có làm sao không mọi người? Em thuộc diện dưới 1 tỷ.

Đối với 8 hóa đơn Anh/Chị đã xuất cho khách lẻ không lấy hóa đơn (tức là khách không yêu cầu cung cấp hóa đơn), quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC cho phép hộ kinh doanh tự xuất hóa đơn điện tử để ghi nhận doanh thu bán lẻ, ngay cả khi khách không yêu cầu, nhằm đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế. Những hóa đơn này vẫn hợp lệ và phải được lưu trữ điện tử theo thời hạn 10 năm. Nếu khách không lấy, Anh/Chị không cần hủy mà chỉ cần kê khai đầy đủ vào tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT) hoặc thuế TNCN theo phương pháp khoán cho tháng 11. Trường hợp doanh thu từ các hóa đơn này góp phần vào tổng doanh thu dưới 500 triệu đồng, Anh/Chị có thể áp dụng phương pháp trực tiếp trên doanh thu để tính thuế, tránh phức tạp hóa đơn khấu trừ đầu vào.

Vì Anh/Chị đã sử dụng phần mềm, quy trình kê khai tháng 11 cần tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo dữ liệu đồng bộ với cơ quan thuế. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Kiểm tra và tổng hợp dữ liệu hóa đơn

Sử dụng phần mềm để xuất báo cáo tổng hợp 8 hóa đơn đã xuất, bao gồm số hóa đơn, giá trị doanh thu, thuế suất (thường 10% GTGT nếu áp dụng). Kiểm tra xem doanh thu tháng 11 có dưới 100 triệu đồng không để xác định miễn thuế GTGT; nếu có, ghi nhận doanh thu chịu thuế TNCN theo tỷ lệ khoán (thường 0,5-2% tùy ngành nghề).

Bước 2: Lập và nộp tờ khai thuế

Xem thêm: Mình thuộc nhóm 3. Nếu tính doanh thu – chi phí = lợi nhuận x 17% đóng thuế. Tính tới tính lui là không còn gì mà âm nữa mọi người ạ.

Lập tờ khai thuế GTGT (nếu áp dụng khấu trừ) hoặc tờ khai thuế khoán theo mẫu tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, tích hợp dữ liệu từ phần mềm hóa đơn. Nộp trực tuyến qua hệ thống iHTKK hoặc eTax của Tổng cục Thuế. Nếu doanh thu dưới ngưỡng miễn thuế, chỉ cần kê khai doanh thu để cơ quan thuế xác định mức khoán năm sau.

Bước 3: Thanh toán thuế và lưu trữ

Tính và nộp thuế (nếu có) qua tài khoản ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước trước hạn nộp tờ khai. Lưu trữ toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử trên phần mềm ít nhất 10 năm, đồng thời sao lưu để tránh mất mát. Nếu phát hiện sai sót, điều chỉnh theo Thông tư 18/2026/TT-BTC mà không bị phạt nếu tự nguyện.

Việc tuân thủ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử giúp Anh/Chị tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo dữ liệu kê khai chính xác và dễ dàng kiểm tra sau này, đồng thời hỗ trợ chuyển đổi số trong quản lý kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.