Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Về tính hợp pháp của bill bán hàng và hóa đơn bán lẻ từ hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể không bắt buộc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) khi bán hàng hóa, dịch vụ cho cá nhân không kinh doanh. Tuy nhiên, khi bán cho doanh nghiệp như trường hợp của Anh/Chị, hộ kinh doanh phải cung cấp hóa đơn bán lẻ hoặc bill bán hàng (chứng từ tương đương) nếu người mua yêu cầu, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Bill bán hàng hoặc hóa đơn bán lẻ từ hộ kinh doanh được chấp nhận làm cơ sở chứng minh chi phí hợp lý để khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), miễn là đáp ứng các điều kiện sau:

Xem thêm: Anh chị em hỏi đã có giấy phép hộ kinh doanh rồi thì cần làm gì nữa để kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho thuê tài sản ạ.

• Bill phải ghi đầy đủ thông tin: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày tháng, thông tin người bán (tên hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế nếu có) và chữ ký người bán.
• Kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC).
• Doanh nghiệp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu 01/TNDN (Phụ lục Thông tư 78/2014/TT-BTC) để tổng hợp các bill không có hóa đơn GTGT, nộp kèm hồ sơ quyết toán thuế TNDN.

Nếu Anh/Chị sử dụng bill để xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng của mình, bill này vẫn được cơ quan thuế chấp nhận làm căn cứ khấu trừ đầu vào, miễn là không vi phạm nguyên tắc "hóa đơn đầu vào phải hợp pháp" theo Điều 4 Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2020). Trường hợp hộ kinh doanh từ chối cung cấp hóa đơn bán lẻ, Anh/Chị có thể yêu cầu cơ quan thuế địa phương can thiệp để hộ cung cấp chứng từ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Về yêu cầu cung cấp căn cước công dân (CCCD) của người bán

Xem thêm: Trên phiếu giao hàng tổng giá trị là 1.8 triệu, khi nhà phân phối lại xuất VAT lại xuất tổng VAT có 1.2 triệu… là sao mọi người.

Hộ kinh doanh cá thể thuộc nhóm nộp thuế khoán dưới 1 tỷ đồng/năm không bắt buộc phải cung cấp CCCD cá nhân của chủ hộ khi bán hàng, trừ trường hợp cơ quan thuế yêu cầu để xác minh. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và khấu trừ chi phí đầy đủ, Anh/Chị cần thu thập thông tin cơ bản của hộ kinh doanh như: tên hộ, địa chỉ, mã số thuế (nếu đăng ký), theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Nếu hộ kinh doanh không chịu cung cấp, Anh/Chị vẫn có thể sử dụng bill bán hàng làm chứng từ, nhưng phải bổ sung giải trình trong bảng kê 01/TNDN để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN. Trong trường hợp nghi ngờ tính hợp pháp, Anh/Chị nên kiểm tra thông tin hộ kinh doanh qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc liên hệ Chi cục Thuế quản lý để xác nhận.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí khấu trừ, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và đảm bảo dòng tiền ổn định. Tuân thủ còn hỗ trợ minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, tránh phạt bổ sung thuế TNDN. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.