Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện lập bảng kê cho chi phí mua hàng từ cá nhân không xuất hóa đơn

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 20/2026/TT-BTC), chi phí mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng phải nộp thuế giá trị gia tăng và không xuất hóa đơn được phép khấu trừ thuế nếu lập bảng kê thu mua theo đúng quy định. Lưu ý rằng mức doanh thu dưới 500 triệu đồng mà Anh/Chị đề cập có thể liên quan đến ngưỡng khác (như miễn thuế thu nhập cá nhân), nhưng đối với chi phí khấu trừ thuế TNDN, trọng tâm là cá nhân không thuộc diện bắt buộc xuất hóa đơn VAT. Các mặt hàng như đậu, đá sạch (nguyên liệu đầu vào cho nhà hàng) thuộc diện hàng hóa thông thường, nên được chấp nhận nếu chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ của giao dịch.

Xem thêm: Anh chị ơi, khách hàng có mua 2 cuộn hàng, em đã xuất hóa đơn với tên hàng "Đề can – 115B (190mm1000m2 cuộn) với số lượng 380 m². Sau đó khách hàng trả lại 1 cuộn, em đã tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh tiền, giảm số lượng hàng hóa đi 190 m², nhưng vẫn để tên hàng hóa cũ, đáng lẽ phải sửa lại tên hàng hóa là "Đề can – 115B (190mm1000m1 cuộn) (vì khách hàng trả 1 cuộn). Vậy anh chị cho em hỏi giờ em phải sửa lại hoá đơn đã điều chỉnh thành 1 cuộn như thế nào ạ? Em cảm ơn anh chị.

• Bảng kê phải sử dụng đúng mẫu 01/TNDN (ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC), ghi rõ thông tin người bán (họ tên, địa chỉ, CMND/CCCD), mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và chữ ký xác nhận của người bán.
• Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên; nếu dưới 20 triệu đồng, có thể thanh toán tiền mặt nhưng cần biên nhận hoặc giấy tờ chứng minh.
• Chi phí chỉ được khấu trừ nếu liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà hàng, không vượt quá mức giá thị trường và không thuộc danh mục chi phí không được trừ (theo Thông tư 20/2026/TT-BTC).
• Nếu cá nhân bán hàng thuộc diện hộ kinh doanh cá thể có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm nhưng không xuất hóa đơn, doanh nghiệp vẫn có thể lập bảng kê nhưng cần kiểm tra kỹ để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Việc lập bảng kê giúp đảm bảo chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, tránh tình trạng cơ quan thuế loại trừ dẫn đến tăng nghĩa vụ thuế (có thể phạt trên số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Lưu ý khi áp dụng cho nhà hàng ăn uống

Xem thêm: Cả nhà cho mình hỏi với nhé: Mình mua hàng mà đang thấy khách áp dụng sai thuế suất hàng hóa cho mình. Mình yêu cầu khách cung cấp mã HS của hàng hóa cho mình nhưng khách không cung cấp. Vậy mình phải làm thế nào.

Đối với ngành nhà hàng, nguyên liệu như đậu (rau củ) và đá sạch thường được mua từ cá nhân nông dân hoặc nhà cung cấp nhỏ lẻ, nên việc lập bảng kê là phổ biến và được pháp luật công nhận miễn là tuân thủ các điều kiện trên. Doanh nghiệp cần lưu trữ bảng kê ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế. Nếu phát hiện sai sót, có thể điều chỉnh kê khai bổ sung theo Điều 109 Luật Quản lý thuế 2019, tránh phạt chậm nộp trên số thuế chậm.

Tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí khấu trừ, giảm gánh nặng thuế TNDN và tránh rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế. Việc lập bảng kê đúng cách còn nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ báo cáo tài chính chính xác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.